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您的应付帐款流程是否真正自动化?

您的应付帐款部门是否自动化?

我们要求财务专业人士一直在质疑,他们的答案通常会有所不同。大多数时候,诚实的答案是“有点”。真正的AP自动化完全消除了手动流程和繁琐的任务-并非半途而废。ap_process_before_automation_chart_image

这篇博客文章定义了AP自动化及其对您的业务底线的意义。

应付帐款自动化 采用通常的手动纸质流程并将其转换为数字格式,以简化发票审批和付款流程。为了更清晰地描绘现实情况,请想象您使用电子邮件发送的发票将数据手动输入到ERP中,或者使用基于云的AP解决方案将数字化后的支票进行了数字签名。

您无需将发票手动扫描并输入数据或将支票塞进信封并邮寄,而是将发票自动输入数字工作流程和批准流程,并将支票付款转换为更具成本效益的数字ePayments。

以下是AP自动化如何简化流程的进一步细分: 

1)  付款自动化 

通过应付帐款部门自动执行发票,账单处理等的自动付款是开始应付帐款转换的最自然的地方。通过首先自动进行付款,您开始减少部门创建的纸张,从而导致:

  • 更快的流程& reduced bottlenecks
  • 电子支付处理取代了纸质支付
  • 供应商入职 到新的电子付款程序
  • 用于税务和内部审计合规性的安全数字跟踪
  • 工作人员免于浪费时间进行手动工作
  • 降低90%的成本 
  • 您的A / P部门成为获利机器

付款自动化 对您的安全性也有直接的积极影响。支票仍然是欺诈的最自然目标。将高风险的纸质付款方式转换为数字付款方式,例如 ACH 和虚拟卡交易,可以大大减少成功进行欺诈尝试的可能性。 虚拟卡 还使AP部门能够从AP支出中赚取现金,从而将过去的成本中心转变为利润中心。支付自动化还支持远程AP功能并授予访问权限 非接触式付款 从任何位置。如今,企业通过自动化来改变其支付流程的最佳时机已到。 

用于AP的虚拟卡可产生支出收益图像

您的银行,您的银行可能会提供不同形式的付款自动化服务 企业资源计划,或由专门处理应付帐款自动化的外部SaaS组织提供。如果您是一家采用多元化银行业务策略的公司,那么使用支付自动化平台的支持将使您可以维护一个流程,而不管您用于支付的银行或银行帐户的数量如何。 企业资源计划和某些SaaS解决方案不支持您的新电子支付计划的供应商入职,对您的组织而言,解决方案的价值不高。自动化 应付帐款付款流程 应该能够在相对短的时间内完成-通常,在不到30天的时间内,您将开始看到从手动到数字过程的转变。  

*您的团队已经很忙,不要执行此任务...寻找可以处理此问题的提供商。 

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2) 发票自动化 

自动化应付帐款发票处理对于AP专业人员应该是重中之重。 发票自动化授予AP部门从批准过程中消除纸质发票的能力,每张发票最多可节省12美元的处理成本。我们与以下机构合作进行的一项最新研究 Y 重点介绍了一些与持续依赖纸质发票有关的通行费的有趣事实。

“仅在美国,每年就负责超过90亿张纸质发票。通过转移到数字发票处理以及每周19个小时的处理时间,企业每年最多可以节省$ 150B。” -PYMNTS.com 

今天纸质发票仍然如此普遍的主要原因之一是因为许多企业认为它们已经是自动化的。许多AP部门不再通过邮件收到纸质发票,导致他们认为他们已从发票中有效地消除了纸张。但是,企业仍然需要手动扫描其发票以进入其系统或出于归档/存储目的。因此,即使大多数发票都是通过电子邮件接收的,仍然需要打开电子邮件并打印数字发票,从而恢复纸张在发票过程中的重要作用。

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充分采用可靠的 发票自动化 解决方案中,企业可以期望将纸张永久留在切碎机中。通过电子邮件发送的发票将被自动扫描并输入到数字工作流程中。在大多数情况下,AP部门甚至不必费心检查电子邮件框。智能AI和工作流自动化将自动识别每张发票需要路由的位置,并向相应的团队成员发出警报,将他们直接引向等待批准数字发票的批准门户。如果您的供应商/供应商继续通过邮件发送纸质发票,则可以选择是要手动将这些发票扫描到处理软件中还是选择与 AP解决方案提供商 为您处理。 

通过自动执行发票,您可以立即减少团队花费在手动输入数据上的时间以及与纸质发票相关的成本:

  • 更快的批准时间和跟踪
  • 自动化的工作流程和批准
  • 减少部门的占地面积 
  • 内部审计合规性和增强的安全性
  • 提早付款折扣和改善供应商关系
  • 一个集中的位置,用于所有发票审批
  • 远程发票处理功能

发票自动化可以由您的新模块提供 现有的ERP系统 使用现场扫描技术或SaaS公司提供的服务,可以为您处理收到的发票,允许您转发它们,或为您提供扫描仪以与您的部门捕获发票。以正确的方式转换发票自动化意味着要认真选择合适的发票自动化提供商。并非所有发票软件都相同。对于只需要设置它却忘记了它的即插即用选项的AP部门而言,某些解决方案更好。其他 发票解决方案 是为需要增强自定义功能的大型复杂组织而设计的。 

我们很乐意帮助您找到适合您企业的AP解决方案!

改善您的ap部门形象

从哪里开始转换取决于您,但是我们通常建议您先自动执行付款,以开始您的应付帐款自动化流程。它易于管理,产生巨大影响,并且可以将您的应付帐款成本中心转变为可以为发票自动化项目付款的利润中心。 

无论您选择哪种自动化过程,我们都建议您尽快获得自动化!远程应付帐款功能对于业务连续性至关重要,而AP自动化是启用它的关键。 

进一步了解 应付帐款自动化 可以减少您的行政文件处理流程并提高运营效率。

支付自动化甚至可以做出贡献 利润 to your bottom line.  

 阅读,收听或观看有关应付帐款自动化和数字转换的更多信息:

编者注:该博客最初发表于2018年。有关质量和内容的日期为2020年7月10日。