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了解沮丧 应付账款中的摩擦点

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应付帐款(AP)部门有几个关键的摩擦点。 

毫无疑问,您可以从头顶上取一些名字。它们中的大多数不是AP部门所独有的,并且出现在大多数现代企业中。 

它们是需要花费时间,金钱并让您的员工负担沉重和沮丧的任务。 

浪费财务时间的常见任务

如果您要问一位财务专业人士,他们的大部分时间都花了,十分之九,他们会引用管理和手动任务。 

想象一下您即将召开一次大型会议。无需花费时间为它做准备,您必须响应客户的电子邮件,接收纸质支票和发票,手动进行处理,然后将其输入系统。

需要完成的所有任务,但是却使您摆脱了更有价值的任务。 

智能表 估计有25%的工作周用于手动任务。有各种各样的 AP中的浪费活动 会扼杀效率,最好避免,并且大多数都是问题,因为它们既费时又费力。 

这就是自动化的画面。通过自动化业务操作的简单方面,员工可以自由地专注于更有意义的任务。总体而言,企业已经开始采用自动化来节省员工时间。 

根据 德勤,一半的企业领导者正在以某种方式使用劳动力自动化。希望保持领先地位的财务部门应效仿,并授权其AP员工将时间投入到高优先级任务上,而自动化则接管了平凡的任务。 

数字应付平台使应付账款成为可能。另外,它们还可以实现远程批准!每 商业内幕,使用数字付费平台的企业将处理周期缩短73%,并将成本降低81%。 

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美联社食钱者:期​​望与现实 

与普遍的看法相反,在应付账款部门中吃掉最多的钱并不是意外的滞纳金或运输成本。这并不是说这些不是可以而且应该避免的成本。

但是总的来说,产生最大货币成本的区域来自发生频率更高而不是很少发生的事情。每天处理纸质支票和发票的财务部门要承担各种费用。例如,根据 CFO.com,有25%的企业表示他们花费10美元或更多来处理一张发票。 

更为复杂的是 美国银行 还估计业务支票的总成本为4到20美元。这甚至还没有涉及接收,存储和发送纸质支票和纸质发票所产生的额外费用。这可能包括额外的存储空间,文件柜和专用打印机。 

虽然会在报告中标记出意外费用,但通常这些任务并不是应​​付帐款中花费最多的任务。相反,随着时间的流逝加起来的小事影响最大。值得庆幸的是,通过自动执行付款和发票并减少流程中的纸张,可以轻松消除这些成本。 

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提防:工作量分配至关重要

在当今世界上,一切都是关于更聪明地工作-而不是更努力。 

在财务部门中,通过自动化消除双重工作和过时的流程是实现这一目标的关键方法。在最近的电子书中, Y 发现采用自动付款将使批准发票和处理付款的时间减少30%以上。

在大多数部门人员不足和负担沉重的情况下,让他们的生活更轻松比以往任何时候都更为重要。自动付款使他们能够更好地在彼此之间分配工作量,并将精力集中在更关键的任务上。 

对于有进取心的公司,要考虑的另一件事是,从长远来看,允许员工选择远程工作将使所有人受益。 今日美国 已发现54%的专业人员报告说远程工作对其生产力产生了积极影响,可能是由于: 

  • 减少或消除通勤
  • 会议更少
  • 分心减少

启用远程AP 通过自动化对未来至关重要,因为越来越明显的是,大多数专业人员都希望至少部分时间在家工作。您的应付帐款(AP)团队能够在任何地方处理其工作流程和批准,这使您的公司在竞争中处于领先地位。

如果您的员工不再需要在轻松的上下班距离之内,这也将扩大您必须吸引的人才库。 要了解有关在家办公和业务连续性的未来的更多讨论,请查看我们的 最近的网络研讨会 与Esker Inc. 

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不同的系统使您处于劣势

如果您曾经从事过需要在多个系统之间来回移动的工作,那么您已经知道为什么这是令人沮丧的摩擦点。 

不同的系统会在精神上消耗您的员工,并使部门容易出错。它所需要的只是一张未读的纸质发票,或一张excel表格中的错字,然后将其输入其他系统,从而引起错误的多米诺骨牌效应,这将浪费金钱和时间来修复。

将数据保存在多个系统中(本质上是数据孤岛)使构建和分析报告成为一项挑战。不一定是这种情况。解决方案是投资于应付账款部门的数字化转型。

根据 福布斯,数字转换导致了流程和工作流程的互联,最终降低了运营成本,同时消除了系统,员工和供应商之间的来回麻烦。

正确的 付款自动化 解决方案将 与您的ERP集成 并允许您创建自定义工作流程。您不能忽视的选择。 

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为什么AP部门应该丢纸

上面讨论的所有摩擦点中都有一个共同的因素-纸张处理。

纸张不仅使专业人士陷入困境,他们不得不整理和管理大量的纸张,而且还会造成金钱和环境方面的损失。

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成堆的纸质发票和支票令人生畏,这通常代表着欺诈和错放文件的漏洞。由于所有这些原因, 无接触付款 越来越受欢迎。 

用替换纸张 付款自动化:

  • 提高效率
  • 降低成本
  • 消除摩擦点
  • 提高安全性

用自动化改造您的应付帐款部门对于公司的未来以及消除AP员工的摩擦点至关重要。 

结论

在各个业务领域中都有摩擦点。幸运的是,对于应付账款部门,主要的部门可以通过删除纸张和自动化流程轻松地进行补救。  

我们已经帮助数百名客户将发票和付款数字化-我们可以为您做同样的事情!从过程中删除关键点,并保持有效。我们可以与您的ERP或会计系统集成,而无需花费资金,也不需要您做任何额外的工作。 

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