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7浪费您的应付帐款部门的效率

“时间不是主要的优先事项之一。这是唯一的一个。”这是商务专业人员可以用来解释其工作流程的短语。  

听到这些字后,灯泡就会熄灭。  

这应该。效率 被驱动 通过将时间放在优先位置。默认情况下,并非所有能带来积极成果的活动都是增值活动。  

您可能正在执行浪费您时间的非增值活动。这将包括重复执行错误的任务 and tasks that could 被删除 。应付帐款(AP)部门通常到处都是效率低下的人工流程,浪费了宝贵的时间。  

鉴于 这个,我们拿了 Triaster 如何消除业务浪费的理念,并进行了调整以适用于AP世界。  

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背景:定义术语 

提高效率的决定很容易。弄清楚如何 is more difficult. 让我们先关注构建基块 ,在 在这种情况下,使用的单词。  

活动听起来像什么。这些是我们所做的事情,采取的措施, 那花了我们一些钱。  

可交付成果是一项活动的自然结果。示例包括提供的产品或服务或付款。  

这就是价值流方法成为方程式的地方。为了弄清楚值得花费宝贵时间的任务,我们问自己:“这项活动是否会增加价值?这是无关紧要的非增值活动吗?还是必要的非增值服务?”  

在AP中, 正在打印 和邮寄支票。向您的供应商付款 清楚地  可以增加价值并有益于您的业务的事物。但是,不是因为错误而重新打印支票。  

重复活动 由于 人为错误是必要但非增值的活动。消除潜在的错误 杀死支票 迁移到AP自动化可确保付费供应商保持增值。  

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中地 :业务效率 

效率的重要性 被广泛接受 , 对?   

通常,如何开始 is debated。在当今的技术世界中,常见的答案是通过自动化来实现。   

如果你问 福布斯 ,他们会说,如果您希望提高生产率同时降低成本,那么您将 从。。得到好处 看自动化过程。在业务流程中提高效率通常意味着消除繁重的任务。在OnPay,我们通过自动付款和创建自定义工作流程来做到这一点。  

出色的自动化将保护您免受成本和非 增值 由于违反安全性而可能发生的活动。根据 IBM公司 公司 ),2019年的平均数据泄露损失为392万美元。 那只是金钱上的成本,花费在纠正漏洞上的时间上的成本是无法估量的。我们很自豪地说 应付帐款解决方案 会将欺诈防护提高85%。  

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前景:应付帐款申请 

想象一下,您打算清理杂乱无章的车库。你从哪里开始? 

首先,您要弄清楚需要做什么。什么占用空间?是否有其他地方可以更好地服务?您有办法整理剩下的吗? 

在计划如何提高业务效率时,它是相同的。考虑一下您的工作流程, 有什么可以改善的 在制定游戏计划之前:  

  1. 您或您的供应商最终会等待材料或信息到达吗?  

    这通常是由于人工操作和 不清楚 流程。  
  2. 您是否在系统中手动输入信息?多次和多种方式? 

    重复和重复的任务是浪费AP部门时间的另一项活动。  
  3. 您是否必须领取纸质发票或检查并将其交给需要批准的下一个人?  

    不必要的基于纸质的沟通和审批过程需要花很多时间才能解决。  
  4. 您和您的供应商之间是否存在通信问题的实例?  

    纸质发票和支票可以 迷路了 ,暂时或永久或输入错误,需要重新输入。沟通不清晰会混淆供应商并损害您的关系。 
  5. 您是否发现需要重复进行付款的付款或发票错误? 

    人为错误增加了必要的非增值活动的可能性。尽管名称是“必需的”部分, 这些应该避免 若有可能。  
  6. 有过检查 已经送走了 错误的供应商? 

    错误支票或支票金额不正确的支票 造成 纠正和重复活动。  
  7. 您错过机会了吗? 

    未能尽早采取行动或根本不采取行动可能会使您日后付出代价。这样的例子包括没有意识到通过提供电子支付而付出更多努力的机会,以及未能建立供应商关系,而后者后来可能会产生推荐关系。  

这七个问题及其各自的活动使您可以轻松地识别出AP部门的效率低下和流程故障。 

AP图表中的7种废物

结论   

生活中的事实是,没有什么是完美的效率。无论是小事还是大事,总会有改进的余地。  

认识到问题,定义问题所在和位置,最后确定行动计划将提高效率。 我们通过使他们的应付帐款流程和付款自动化来帮助数百名客户减少浪费的活动并提高效率。  

由于我们全都呆在家里,没有庇护所,所以现在是制定计划过渡到AP自动化的最佳时机。借助全自动流程和定制工作流程返回办公室! 

最初于2018年8月3日发布。于2020年4月9日进行了质量更新。 

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