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还在发行支票付款吗?这是您应该停止的5个可怕原因

大多数人都害怕改变,但保持不变会更加可怕。应付帐款经理和应付帐款文员,是时候更改基于纸张的 应付帐款流程。如果您的公司仍在接收纸质发票或带支票付​​款,那么您将无法利用当今的最佳做法。您还可以免除A / P团队的费时任务,例如数据输入,打印,折叠,填充检查和归档大量纸张后,就失去了无限的节省潜力。

天啊!所有这些手动过程都给我们带来了暴走的危险。

5个可怕的事实 关于纸张处理

AP自动化-应付帐款自动化-AP自动化解决方案 

1.支付更高的交易费用

写支票的成本远远超过支票库存本身的成本。至少,真实成本必须考虑处理时间,签发支票所需的资源,信封和邮资。当您将其全部加起来时,每张支票的成本在3到10美元之间。相比之下,电子应付账款流程的成本只是其中的一小部分。

2.纠正付款错误所需的时间和金钱

纸质流程极易出错,无论是人为错误还是应收账款人员与供应商之间的沟通不畅,还是发票审批问题。 A / P人员必须花费数小时来尝试找出问题所在以及如何解决。结果,您的公司现在通过支付大量劳力而减少了现金流量,并且由于您短缺供应商而陷入了困境。阅读我们的博客, A / P员工可以做的而不是处理纸张问题,有关更多方式,您可以使用应付帐款 best practices. 

3.逾期付款造成的损失

处理纸质支票时发生逾期付款。如果您使用支票付款,那么您就错过了赚取额外收入的机会。使用虚拟信用卡付款给供应商,您可以在每次向供应商付款时获得现金回扣。 OnPay解决方案拥有一个虚拟卡程序,可以将您的A / P部门从成本中心转变为收入产生者。此外,许多供应商还通过提前付款折扣来奖励简化和自动付款的客户,这些折扣可以转变为您的A / P部门。 

4.安全问题

根据2016年注册舞弊稽查员协会向联合国的报告,估计公司每年因舞弊而损失其收入的5%。手工发票处理是高风险的活动。即使是具有严格政策和程序的公司,例如职责分离和特殊的打印访问权限,也可能遭受欺诈。

纸质支票可能会丢失,被盗或交付给错误的收件人。支票上会印有您的银行转账号和帐号等敏感信息。如果落入错误的手中,可能会造成严重损坏。而且,取消欺诈活动既费时又昂贵。寻找可以保护您的企业对企业付款交易的产品和服务。 OnPay解决方案可以做到这一点,也可以很高兴地向公司咨询,以帮助您找到满足业务需求的最佳实践。

5.工作流程批准问题 

批准要经过多个级别是理想的,尤其是对于非常大的交易而言。如有必要,甚至要求手写签名以支付非常高的美元支票付款。但是,这在手动过程中需要多长时间?精简 and automating 您的流程仍可确保您现有的工作流程获得批准。如果支付的金额很高,则将以电子方式通知A / P经理,只需单击几下鼠标即可登录以批准金额。简单快捷。

在您职业生涯的某个时刻,如果应付帐款部门不再处理纸张问题,您可能是在半夜从梦中醒来。我们知道这听起来很吓人,但有一个答案- 应付帐款自动化。现在是时候来探讨使您的应付帐款和付款处理自动化的好处了,我们有一个快速的入职流程,对您的部门几乎没有任何影响。 此外,OnPay 解决方案现在还提供了应收帐款自动化功能,可快速轻松地进行汇款处理。我们的博客 为什么要营业 需要SaaS公司的应收帐款自动化,其中包含有关OnPay应收帐款管理软件的更多详细信息。 

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