跳到主要内容

七种预防欺诈的做法,您很感激您的团队利用

根据 在2016年ACFE联合国报告中,由于欺诈,公司估计每年损失其收入的5%。

为避免受到攻击,您的 应付账款 支付系统应具有多个安全级别,尤其是在用于发行ACH付款时。 欺诈预防以及嵌入在您的支付平台和流程中的欺诈检测策略将阻碍“独狼攻击”的能力。 

如今,越来越先进的公司已在您的系统和您的团队中内置了访问级别。感恩节让您对您的组织降低付款欺诈风险的所有方式表示感谢。

如果您不确定它们是什么...以下是七个最佳实践:

1. 正薪

如果您的应付帐款部门正在发行纸质支票,则此工具可用于创建一个文件,以确保您的银行仅接受与支票号,日期,美元金额和收款人相匹配的支票。


2.职责分离

这对于更大 应付部门,但在任何业务环境中都非常有效。通过不允许一个人对发卡付款有太多控制权,您就可以分享财富。由一个人输入付款,另一人批准,第三次实际发放付款可以解决许多安全问题。 

3. 多个审批级别

 理想的情况是让审批通过多个级别或至少由不同的审批者进行,特别是对于非常大的交易。如有必要,使用第二个签名进行非常高的美元支票付款也会有所帮助。如果您使用的是自动化软件,则该软件应能够支持您的组织现有的工作流程批准,因此在处理之前,应批准高额付款并应用电子签名。


4. 安全数据传输

重要的是要确保您的付款系统将 安全地 将数据直接传输到您的金融机构或异地支票打印和邮件设施。这可以通过SSH文件传输协议来完成,或者 安全文件传输协议 以及最高的安全加密标准。 理想情况下,这些系统应内置在您的付款平台中。     


5. 审计追踪报告

这种做法无非是电子的“纸迹”。 AP经理或更高级别的管理员应该能够查看谁在创建,批准,发行甚至兑现项目。这不仅是缓解安全问题的一种好习惯,而且还可以满足审核要求。 


6. 员工休假

有时每个人都应该休息一下。注意以下地区的员工或员工组 应付账款 从来不想休假。一个隐藏的议程可能正在起作用。

7. 一律调查电子邮件紧急付款请求

最好告知您的团队,在任何情况下都不应在没有多层调查和授权的情况下发出紧急付款请求。即使请求似乎来自首席执行官,所有付款都将按照上面推荐的协议进行发放。  

 

这些最重要的提示可确保您的付款流程和组织的安全。在这个假期中,您必须反思一下,因为它们对于保持业务领先一步很重要。

如果由于系统内的限制而无法遵循这些做法,那么请务必寻找替代方法。阅读有关以下内容的电子书,以了解更多有关改善A / P部门防止欺诈的信息 防止付款欺诈.

 

更多感兴趣的文章:

单击此处以了解有关支付自动化如何帮助您的企业蓬勃发展的更多信息!