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新年,新账户应付欺诈预防措施

 

应付帐款-欺诈预防-风险管理-AP欺诈

根据2017 ACFE报告,在所有职业欺诈案件中,超过23%的案件导致每起损失100万美元。

预防欺诈是一个持续的过程,尤其是在数字世界不断增长的情况下。您选择与之开展业务的公司应认真保护自己,并拥有最高的安全标准,并在发现可疑帐户活动时立即向您发出警报。知识和意识是防范欺诈骗局的最有力防御手段,尤其是在用于发行ACH(自动清算所)付款时。

有了2018年,您就可以按照以下七个提示开始新的一年,以保护您的应付账款部门免遭身份盗窃,欺诈和欺诈。

1.正薪 -发出支票付款时,请使用此工具来创建一个文件,以确保您的银行仅接受与支票号,日期,美元金额和收款人相匹配的支票。

2.职责分离 -对于较大的部门至关重要,但是在任何业务环境中都非常有效。不要让一个人过多地控制付款。取而代之的是让一个人输入付款,另一个人批准(请参阅下一个),第三个人实际发出付款以解决许多安全问题。

3.多个级别的批准 -不要依靠一个人批准交易。更妙的是-批准要经过多个级别,尤其是对于非常大的交易。如有必要,要求手写签名以支付非常高的美元支票付款。

4.安全的数据传输 -确保您的 支付系统 将使用SFTP(SSH文件传输协议或安全文件传输协议)和最高安全加密标准,通过网络安全地将数据直接传输到您的金融机构或异地支票打印和邮件设施。

5.审计追踪报告 -这种做法无非是电子“纸迹”。一个 AP经理 应该能够落后于员工,看看谁在创建,批准,发行甚至兑现项目。这不仅是缓解安全问题的一种好习惯,而且还可以满足审核要求。

6.员工休假 -有时每个人都应该休息一下。请注意,如果您有不愿休假的员工或一组员工,他们可能有一个隐藏的议程。

7.始终调查电子邮件紧急付款请求 -告知您的团队,在任何情况下都不应在没有多层调查和授权的情况下发出紧急付款请求。即使请求似乎来自首席执行官,所有付款也仅在遵循以上推荐的协议后才进行。

遵循这些简单的步骤将使您放心,并帮助您免受欺诈和欺诈,同时保护您的隐私。在这里 OnPay解决方案,保护您的个人和财务信息是我们的首要任务。在假期期间记住这些提示很重要,因为即使您这样做,网络犯罪也永远不会中断。

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