跳到主要内容

如何确定AP最佳做法的优先级

业务ap优先概念公司企业人团队合作在笔记本电脑上看

一些最佳实践是常识,而某些则更具技术性。无论如何,在记下您所在领域的最佳实践之后,第一步就是决定从哪里开始。

应付帐款自动化 成功策略 &最佳做法包括:

  • 通过自动化消除纸张& digitizing payments

  • 发票自动处理

  • 简化流程& workflows

  • 增强安全性

  • 启用非接触式付款& remote AP

有关的更多信息 为什么 在这些AP最佳做法的背后,请查看我们的免费教育课程 AP自动化和最佳实践指南.

事不宜迟,让我们深入了解应按什么顺序实施这些步骤。

电子发票管理和笔记本电脑计费

1.发票自动化

当大多数财务专家听到“ AP自动化”时,他们会想到 发票自动化。这是使其成为自然起点的一部分。实际上,您会惊讶地发现有很多人认为他们已经拥有发票自动化功能。

可以很容易地看到涉及打印和扫描电子邮件发票的过程,并得出结论,您的过程是电子的和自动化的。实际上,这仍然是一个手动过程,仅具有自动化的幻觉。

真正的发票自动化几乎使整个过程都无需人工完成。正确的解决方案将自动将通过电子邮件发送的发票转换为数字发票,并将其输入到电子工作流程中。它还将使您和您的公司可以完全控制整个过程,并允许您分配和管理谁有权执行任务,例如批准发票,举报错误标志和更新信息。

发票自动化效率更高,并且大多数步骤都不需要您或您的团队输入或监视任何内容。另外,完全自动化的发票处理可消除(即使不是全部)该区域大多数欺诈风险。

兴奋的商人投掷论文

2.消除纸质付款

删除纸张发票和手动流程只是从AP部门完全删除纸张的过程的一部分。下一步是消除您的书面付款,其中主要是 纸质支票。

纸上付款与 复杂的过程,您会发现没有它,您的财务团队可以更加顺畅地运作。少量的纸张会使人烦恼。对于您的团队来说,这无疑是一个巨大的障碍。

在采取了取消纸笔付款的步骤后,您将探索其中一种更好的方法 这里,这是一个跳跃,还可以进一步跳过以使其自动化。

自动付款,并在很大程度上消除了人为因素,不仅节省了时间,而且消除了 浪费活动 并削减成本-大大减少了错误。手动审核的重复付款可以顺利通过并获得批准。正确的付款解决方案可确保不会发生这种情况。

任何过程中涉及的步骤越多,出错的机会就越大。通过数字化和自动化付款,减少了付款过程的步骤,并将人为因素置于最重要的位置。

我们基于云的支付解决方案:

  • 可为您提供24/7全天候服务& your vendors

  • 提供透明的现金流视图

  • 使您可以为用户设置权限

  • 增强安全性以防止欺诈

商业内幕,有44%的公司打算在其应付流程中增加自动化。不要落后于竞争!我们可以使您的系统快速集成和自动化,而不会给您的IT员工造成负担。

带平板电脑的工作台电话计算机键盘和笔记本概念性工作流程过程

3.简化流程

本身自动执行发票和付款将有助于简化您的 AP processes,但不止于此。正确的平台使您可以自定义工作流程,即使您将其自动化。也就是说,您可以决定哪些步骤是必不可少的,以及可以替代哪些自动化方法来提高效率。

智能表 据计算,作为过时工作流程的一部分,平均工作周的25%用于重复性和手动任务。

例如,您可能已使发票和付款自动化,但是仍然要求团队手动收集数据并创建跟踪报告。这不仅是对他们宝贵时间的粗心使用,而且还造成了数据孤岛,使总体情况难以理解。难以对未来的成功进行预测和计划。它创建了一个场景,您看不到树木的森林。

简化的一个好地方是选择一个可以提供数据并为您处理跟踪的平台。我们的 基于云的AP 解决方案可实现实时 业务分析报告 并随时随地进行跟踪。获得以下能力:

  • 按付款类型跟踪付款

  • 访问完整的历史付款& invoice data

  • 通过用户互动查找帐户历史记录

  • 查看和管理带有时间戳的批准者列表

业务b2b付款安全在线概念挂锁与无线计算机鼠标在木制的桌子上晚上光城市背景上的屏蔽图标

4.专注于提高安全性

安全性从未像现在这样重要,而且值得庆幸的是,要为将要进行数字化转型的企业和财务主管提高安全性从未如此简单。

防止欺诈 不以 消除纸质支票 或自动化。您和您的团队也必须有正确的心态。

  • 勤奋很重要

  • 相信自己的直觉-不要忽略怀疑

  • 通过限制在压力下做出的紧急决定来限制错误

  • 采取行动解决问题

  • 让所有人负责

要获取有关如何应对B2B付款欺诈的更多信息,请查看我们的 免费电子书 on the topic.

财务一名商人,工作在家里坐在笔记本电脑上,咖啡和文件在床上

5.拥抱非接触式支付&远程功能

在家工作是一种始于2020年的趋势,没有迹象表明这一趋势会逐渐消失。

数字化转型 这已经成为CFO及其公司的当务之急,这是有充分理由的。大多数在职专业人员都希望以某种能力在家工作,而行业领导者已迅速赶上潮流。

根据一个 首席财务官调查2020年后,有74%的受访者打算将其财务员工的至少一定比例永久留在家里。

考虑到这种趋势 高科技,低接触 工作环境,您的部门必须进行调整以使您的员工能够灵活地在家中或办公室工作。此外,实现远程工作还可以分散您的财务分散性– 顶级金融趋势 到2021年,它可以更轻松地监控和管理现金流量和工作流程。

我们的团队关心我们的 客户的成功。我们使您能够保持对资金,流程和批准权限的100%控制,同时使您能够保留现有的银行和会计系统。  

家庭创意办公桌,模拟支付解决方案,数据跟踪页面在计算机屏幕上

结论

制定计划和制定计划的最佳时机再合适不过了。我们已经介绍了AP最佳做法,并提供了有关如何解决这些问题的技巧 发票自动化, 付款自动化,以及简化流程,提高安全性并实现远程工作。剩下要做的唯一一件事就是找到您的 完美的合作伙伴!

在这里 OnPay解决方案 我们像对待家人一样对待客户,并提供上述所有解决方案以及更多。我们的解决方案可减少应付账款成本,节省时间,提供最高的安全保护,并为您提供透明的审计线索。

如果您准备开始就如何在我们的帮助下推进AP部门进行对话, reach out today.

有兴趣了解更多吗?查看以下相关资源: