摘录自 the 'Four Fundamentals to 帐目 应付款 Process Metamorphosis' 通过CloudX和OnPay编写的电子书 Solutions.
帐目 Payable 是企业景观中最繁重的工作之一。今天， 越来越多的公司正在寻找以更少的钱做更多的事情并摆脱浪费的过程的方法。 OnPay解决方案已与Chris Cosgrove（高级副总裁兼市场营销主管）合作 CloudX to share insight into the possibilities of a 'transformed' 帐目 应付款 process.
合理地利用时间，是您组织最有价值的资产。
“我们对交易文件流程管理的了解与OnPay 解决方案对支付自动化的洞察力相结合，创造了广泛而深入的功能 必须使端到端的AP发票和付款周期尽可能稳健。” “我们已经将一些关键思想提炼成电子书 we 相信您将在优化应付账款的过程中找到宝贵的资产。”
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1.) Empowering 帐目 应付款 Staff
付款代表了一个重要的机会领域 应付帐款部门转换。为了从应付账款中获得最大收益，重要的是您的团队了解基本知识。 AP处理技术是公司跟踪自动付款并降低总体成本的便捷且负担得起的方式。根据Aberdeen Group的调查，在大多数情况下，自动化可以将发票处理周期提高70％以上，达到完全手动处理的水平，平均发票处理成本超过6.29美元。
“鉴于付款方式的不断变化，尤其是虚拟卡付款技术的出现，不仅可以削减该领域的成本，而且可以将其实际货币化到应付账款这一点，这通常是大多数组织的成本中心，并且演变成利润中心。”过渡到更新的处理系统使公司能够 享受降低的成本，显着改善的应付账款部门，最重要的是，省心。
结果是 为应付款员工节省了时间和金钱，但是更重要的是，可以开始取消那些高薪FTE（全职员工）的日常工作。
2.）发票自动化的力量
发票堆积，文件丢失的日子早已一去不复返了 纠缠合适的人 以确保批准业务付款。通过基于云的现代软件公司，公司可以利用发票自动化的货币能力，同时提供与传统软件相同的自动化影响，而成本通常仅为其一小部分。通过自动化，企业能够 easily 在应付账款流程中识别并最大化财务机会。
从利用自动化技术到通过付款优化降低付款风险A / P自动化使端到端的发票和付款周期更加简化 as possible.
“应付帐款 自动化导致 减少浪费或繁重的工艺方法的成本，为启动人员节省时间，” Cosgrove补充说，“我们在这项工作中总结了一些关键思想，因此相信您会在旅途中发现它是宝贵的资产进行应付款优化。”
3.）通过优化付款降低风险
如果不注意可能围绕其业务的欺诈威胁，公司就会陷入困境。当没有适当的系统来监视和主动跟踪员工活动时，就会出现问题。 Cosgrove警告说：“从创建虚假帐户到调整付款金额，等等，那些认为未对付款进行密切监控的员工都会犯下付款欺诈行为。” “在外部，伪造或伪造的支票是常见的，欺诈性的借记卡和信用卡交易也很常见。”
支付安全性始于遵循标准流程的应付账款部门，该流程要求分离开票的职责。至少，我们建议键入付款的人员不要发行纸质或电子付款。另一位员工应发出。 It is also 接受供应商的发票时请务必谨慎 急着要大笔钱的人。采取正确的预防措施，例如使用受信任的 使用ePayment技术，您可以防止未经授权的ACH借记交易，并避免员工和书面支票欺诈。
4.) Impacts of 帐目 应付款 Process Visibility
One of the hallmarks of both 帐目 应付款 automation 和 payment optimization is a
简化流程。 “当您拥有以电子文档管理为中心的自动化系统时，” Cosgrove说， “您有能力追踪到“谁在处理什么”的发票。这意味着在任何给定的时间，您都有能力知道并确切地知道谁负责处理任何给定的供应商。”此外，如果您有优先级供应商或特殊处理需求，则可以将供应商自动分配给特定人员。这也使故障排除问题的供应商变得轻而易举，并增加了过程中准确性和责任感的提高。
Cosgrove警告说：“除了发票处理队列，部门批准者可能与他们排队的发票数量不符。” “您可以利用您的监督（对流程的可见性）来推动人员前进，或者在需要时推动授权来干预和升级事情。”这有助于满足提早付款折扣的最后期限（通常很紧），并有助于达到付款到期日以避免产生滞纳金。都 methods result 最大限度地减少负面接触的风险， 通过您的付款流程获得最大的财务成果。
这些只是应付帐款自动化提高可见度并对日常业务产生切实影响的几种方式 processes of a 应付帐款部门繁忙，但清单不止于此。从付款优化的角度来看，还有更多需要考虑的地方。对于那些管理应付帐款流程的人来说，可见性是一个改变游戏规则的事情，而如果没有这些，您不应满足。 Cosgrove补充说：“部分原因是您正在利用某种形式的协作供应商门户网站的强大功能，该门户网站使您的供应商能够参与付款过程并亲自查看其付款的确切状态。” 反过来，这意味着Accounts Payble员工的入站电话活动减少，而更多时间专注于核心职责。
底线是 there are many 付款相关的好处 自动化技术。从应付帐款员工授权到流程可见性，您可以大幅改善应付帐款部门 从最适合您业务的角度出发。减少应付账款人员和您的供应商的付款时间，了解您的流程，并了解应付账款中的每个细节，以获取电子付款的好处。
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