跳到主要内容

应付账款最佳实践系列

ERP.和会计软件缺乏提供应付账款部门真正需要的  PART 1

现代ERP和 会计软件包 经常带来支付自动化技术,内置于其系统。这包括使用台式激光打印机打印业务检查的能力,并通过电子邮件将电子ACH付款直接传送到收款人。

如果公司的会计系统或ERP具有内置技术,我们经常被问及为什么企业应该使用第三方支付平台。

最重要的原因:

该过程的安全性和控制应该是公司应该对付款自动化的最重要的考虑因素。

有三种方法可以通过提供组织最需要的安全性,使得大多数会计和ERP系统无法提供安全性。

首先,我们发现直接从会计或ERP系统检查打印到台式机激光打印机通常可以由任何可以访问账户应付模块的人执行。 

AP的最佳实践指示应该有一个s输入支票和打印支票之间的职责。  即使系统指定此分隔,大多数ERP都允许任何具有“审查访问”的人来打印检查。 

寻找一个支付系统,将职责分开在登录级别......通过使用密码访问来获得对打印功能的访问权限,从而确保只有打印权限的用户可以执行检查打印。还要记住,除了分离职责外,还应寻求一个系统,通过应用程序的审计报告跟踪每个用户的活动。

接下来,考虑打印机。 

标准 桌面激光打印机可以切换到“复制”模式或内置“重印”按钮 可以在发送文件后启用。 这是一个令人讨论的安全问题。 一个不择手段的个人可能会打印到打印机的检查,将打印机切换到复制模式并重新打印无限制的未经审核的转载的可转换文件。

始终寻求支票写入软件,该软件专门使用具有“复制”和“复印”功能的认证MICR打印机。  

最后,许多人 桌面打印机也有内置内存. 同样,有权访问打印机的错误人员可能能够从内存中“提取信息”并创建可协商文档。 

因此,我们建议打印机通过特殊设置保护,在打印检查运行后将“擦除清洁”所有内存。  

我们鼓励公司考虑在ERP系统之外处理应付应付款项的各种其他原因。 本系列的第2部分将提供更多的见解。 

阅读更多: