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[备忘单] AP经理通过应付帐款自动化节省时间和金钱的5种方法

自动化成本高昂且耗时的工作流的能力已改变了企业运营和管理资源的方式,一些精明的企业已经顺应了这一趋势,并实施了自动化软件解决方案来改善其应付账款部门。

许多AP 经理,但是,没有利用机会 应付帐款自动化 提供消除买方和供应商互动中许多摩擦点的方法。但是 AP自动化的好处 至关重要,实施该解决方案会对降低AP成本产生巨大影响。

下面我们把一个 列出五种方法的清单(或备忘单) 应付账款经理 可以节省时间和金钱 AP自动化 .

OnPay解决方案-AP自动化

1.不要浪费员工的时间 

在2017年,手动将数据输入软件程序应该是一种绝种做法,但是许多企业仍在花时间浪费时间通过责成员工 将发票输入到电子表格或会计系统中。它加起来...当计算一周,一个月,更不用说一年的时间时,它变得很高 任何公司在2017年要承担的人工成本。

通过自动化工作流程, AP自动化软件 可以自定义以自动上传发票并链接交易。所有这些都可以在短时间内完成。 

借助AP自动化,公司可以消除 需要手工输入数据,工人 可以将更多的时间花在管理业务财务,计算 利润,减少支出。 

2.定制自动化以适合您的工作流程 

许多应付帐款管理人员已经围绕其业务的复杂性和细微差别建立了当前的应付账款策略,并且许多经理很难设想改变一种不适应这种独特业务个性的系统。就是说,他们可能会推迟自动化的感觉,即合并AP自动化将会 需要对整个过程进行全面检修。 AP自动化是一个交钥匙的解决方案,可以满足当前的工作流程和业务需求,并且可以自定义和扩展。

例如,应付帐款经理可能需要将发票路由到多个位置以供批准,并与来自不同部门的文档或文件匹配。多亏了进步 技术 ,自动化将遵循应付帐款经理创建的步骤,使其成为一个直接流程,将您的文档和发票发送给各个供应商和内部部门。同时,现在还可以将AP从系统内连接到任何银行(取决于所选的实际产品),并且应付账款管理者可以从系统内部安全地无缝传输给他们。电子付款可以快速,无延迟地进行,从而节省了时间和金钱。

3.建立灵活的数据库和AP历史记录 

供应商经常对付款有疑问,应付帐款经理可能需要从三个月前提取文件。借助AP自动化,管理人员可以自动建立一个系统的组织 付款历史,理想情况下,供应商应通过 供应商门户网站 ,但如果没有,则可以轻松运行查询以跟踪进度。 此外,管理人员可以添加更新并监视欺诈行为。这种类型的系统允许 经理可以快速检查历史数据,并制定出创新的方式来利用付款激励措施来节省资金。

除了触手可及的AP历史记录数据库外,应付账款经理也不再需要从传统办公室访问信息。如果经理不在城里,那么他们可以通过 基于云的系统。 

4.减少错误

由于最好的AP自动化工具使用图像增强功能,因此该软件可以轻松有效地改善图像,以确保正确输入图像。由于供应商使用多种格式,因此发票是一些最复杂的扫描文档。例如,大多数系统允许用户扫描发票以创建图像,但是通过数据提取,AP自动化可以提取数据并将数据点(不仅仅是图像)上传到软件。然后,基于从图像获得的信息(例如PO号或发票号)对图像进行索引。然后将其归档以备后用。

除了数据提取之外,机器还可以 并将手写数据放入软件中。 AP自动化 利用更高级别的字符识别来捕获所有数据。这样可以确保整个过程保持自动化,即使需要将手写文档添加到系统中也是如此。总体而言,AP自动化利用技术上的进步来减少错误,当错误减少时,应付账款管理者可以节省时间和金钱,而不必更正错误或更糟的错误, 如果关系恶化,寻找新的供应商。

 5.  减少呼叫并改善供应商关系

当应付账款管理者付款时,他们的发票数据始终会被捕获并记录在数据库中,这显示了AP自动化的另一个好处。如果或何时 卖方对付款有疑问-或在成本或时间范围内有争议-卖方可以简单有效地登录并查看与付款相关的汇款数据,或者如果该访问权限无法直接用于卖方,应付帐款管理员可以访问付款信息并快速安全地导出历史记录。对于采购订单,应付账款经理可以访问有关耗材和库存的信息,以确保所有部门之间的一致性。一世最终,AP自动化将有助于在企业和供应商之间提供更好的体验,进而通过提供相关解决方案来鼓励理想的付款者。 

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