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[庆祝世界无纸日]发票到付款流程实现无纸化的4个步骤

你是 tired of the mountains of paper on your desk? 你是 fed up with 不得不搜索成堆的纸质发票只是为了找到您需要的以便及时付款? 处理完发票并付款后,您对于分配给组织和归档纸堆所需的时间感到不知所措吗?

您是否对这些问题中的任何一个回答是“是”?

所以,为什么不加入世界各地的数百万人庆祝 世界无纸日 在11月4日,最终决定转向无纸发票到付款流程。

但这意味着什么,甚至意味着什么?这比您想像的要容易。

付款自动化-发票自动化-AP自动化

决定去 go paperless is the 掌握的第一步 on invoicing-to-pay.

应付帐款自动化系统 给企业 一种在处理,组织和“归档”发票时实现无纸化的方式,而不会淹没大量的纸张,并且还提供了一种付款方式,而无需花费与打印,填充和邮寄相关的成本和时间 纸质支票 .

需要更多信息以帮助管理层适应 全自动应付账款?

以下都是 模板和目标设定方法 在组织的各个层面上都可以接受。它基于建议的步骤 金融与管理研究所 for 过渡到无纸化 invoice-to-pay.


为发票到付款流程实现无纸化的4个步骤(和一个行动计划)

1. 设定现实可行的目标

追求短期和长期目标。例如,共同目标包括以下目标:
  • 整合 应付账款 与其他系统一起使用,以通过预算,库存管理等获得更快的批准和更好的可见性。
  • 消除了手动键控和纸张处理,减少了抄写错误。
  • 减少人工成本和数据输入的繁琐工作。
  • 启用异地员工的发票批准。
  • 改善供应商对发票状态的访问权限,以更好地进行产品和库存流/管理。



2. 明确定义处理要求和您的人员

映射当前的业务流程可能是最大的挑战。 AP自动化解决方案。这需要对自动化系统将捕获和处理的发票及其他开票凭证进行全面的数量和任务分析,并需要进行以下分析:
  • 要处理的发票单据的类型。
  • 必须完成的实际处理。
  • 组织中将参与付款批准的人员。
  • 使一线员工参与制定功能要求至关重要。他们可以提供有关他们现有的基于纸张的流程所面临的挑战类型的见解。而且,让每天都会使用新系统的人参与进来是旧军事哲学的应用,“那些计划战斗的人不会与计划战斗。”
  • 同样,“明确定义”意味着避免编写偶然性检查表或无建设性,自我服务的供应商控制和反馈的诱惑。关键是要跟上对利益相关者和用户最重要的系统要求,这样他们就不会在规划工作中投入任何精力。


3. 建立无纸化AP自动化的业务案例,并确保它涵盖所有基础

无纸化AP自动化的“业务案例”必须包括以下内容:
  • 大量节省人工成本,存储纸质文档和软件许可-即所有可量化的成本。
  • 软节省,例如流程效率,运营改进,更好的客户关系,通过减少发票丢失,更好的文档控制和跟踪以及更快的报告和灾难恢复来降低风险
  • 硬性和软性储蓄估算需要包括从保守到激进的范围。计算还应包括当前的每张发票成本和间接费用。包括当前AP系统中涉及的所有成本。同样,依靠一线员工的意见来获得最佳的成本见解。

4. Plan 对于 a smooth 和 quick implementation

绝大多数(超过80%)的AP部门通常报告说,完全过渡到AP自动化需要不到一年的时间。上述白皮书具有以下重要的过渡建议:
  • “在受控阶段而不是一次全部部署系统也很重要,这会增加风险。顺利实施会严重影响AP自动化投资的回报。”
  • 因此,我们建议从付款方开始。实作 的无纸化付款应将对您的IT资源的影响降到最低,并且可以且应在不到10分钟的时间内完成 60 days.

底线

手动的,纸张密集型的AP流程增加了成本和错误,并在批准流程中增加了不可接受的延迟。延迟进而增加了决策滞后时间,并降低了组织实际财务状况的可见性。

选择支付自动化服务时,请考虑以下条件。该服务应:

1.每月支付现金回扣,而不是每季度或每年。
2.集成到现有ERP系统的现有会计标准中并在其中工作。
3.使向虚拟AP的过渡无缝,简单且可管理。
4.最小程度地影响AP团队,并且不会被视为具有较高学习曲线的系统。

订阅包括虚拟信用卡支付在内的无纸支付系统是从基于ERP限制的纸质支付迁移的第一步,也是最后一步。

查找一个交钥匙的系统,该系统与银行无关,并且可以容纳自动清算所付款和电汇资金。 

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