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忘记检查:AP部门应该这样做的3个原因

毕竟,那是最终目标,对不对?

忘记由纸张和随之而来的麻烦的付款流程。忘记这一点是数字化转型的重点,不是吗?

我们所有人都希望工作效率尽可能高,并且需要借助工具将手工和繁琐的部分从我们手中解放出来。我们希望在任何特定的日子都可以在任何方便的地方自由工作。我们希望我们公司的付款免受欺诈。

这是数字转型背后的梦想。在某些地区,这种情况正在以缓慢的速度出现。尽管世界其他国家/地区已经不再使用纸质支票了,但B2B付款一直处于停滞状态。今天,有许多AP专业人员还活着,他们从未使用过支票来支付商品或服务作为消费者的费用,但是他们中的大多数人在日常业务中会使用支票。

我们的创始人兼首席运营官Julie Negrete-Anderson Y播客 了解纸质支票的历史,OnPay的产生方式以及销毁B2B支票所需的费用。

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在低接触经济中检查是高接触

想象两个经济体。

首先是高度依赖于触摸。它是将纸质支票手工放入信封中。它是在传统办公环境中同事之间传递的记录和表格。

第二个涉及触摸不足,或者 无接触付款,流程。这是在笔记本电脑上启动的数字付款。这是一个无需人工输入即可扫描和记录数据的系统,同时为他们提供了对过程的透明视图。

很明显,哪个是旧的,哪个是我们社会所拥抱的。高科技,低接触经济性的出现意味着纸张处理的结束-特别是支票。我们的 最近的网络研讨会 深入探讨这一点,以及如何改变AP和AR。

为什么企业要在数字化转型之前拖延脚步 2020年代黑天鹅 事件?这是每个涉及B2B付款的人都试图解决的大问题。

人们一直在转变为数字化,这对您的组织构成了沉重的负担。电子方法需要更多的信息和通信才能有效地进行,而支票仅需要名称和邮寄地址。在这里,与正确的付款解决方案建立伙伴关系会有所作为。

不到一半的北美企业报告说,支票是他们的首选付款方式。事实上, Statista 报告其下降到41%。

变革的动力至关重要,今年的“黑天鹅”活动加快了摆脱支票的步伐。

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消除支票以消除付款孤岛

大多数专业人员都在一种以一种或另一种形式培育筒仓的环境中工作。彼此之间无法沟通的团队和部门。我们都经历过阻塞系统的方式。

在仍使用过时方法的应付帐款(AP)部门中,这些孤岛可能会在部门内弹出。这些是付款孤岛,其中支票以一种方式进行管理,ACH以另一种方式进行管理,电汇则以另一种方式进行管理。

孤岛不仅意味着沟通中断。根据 科技共和国,它们还会妨碍良好的分析,并削弱您分析结果和预测未来的能力。

在OnPay,我们提供了一个平台,可为客户提供单点集成。它使他们能够以减少混乱的纸质支票的方式进行和管理数字支付,而无需CFO和控制者放弃对该过程的所有控制。

打破付款孤岛和摆脱支票给财务部门带来了许多好处,其中之一就是使发现欺诈更加容易。

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随着现代企业适应允许员工部分或全职远程工作(通常没有家庭安全措施,例如VPN)的情况下,提高发现欺诈的能力尤其重要。

半小节不会持续时间的考验

尽管前面提到的一项统计数据表明,不到一半的企业将支票标记为 首选 方法, Y 在一项研究中发现,超过80%的人仍在使用它们来向供应商付款。这表明企业对支票的使用没有信心,但仍在继续使用支票。

或更确切地说,在2020年对现代工作环境进行变革之前就是这种情况。劳动力正在趋向于灵活的工作选择,并且有迹象表明,这将是一回事,而不是回到以前的形式。

根据 CFO.com,在6月份的一项调查中,有54%的美国CFO希望将远程工作作为一种永久选择,而73%的财务高管则表示,从COVID-19危机中摆脱出来的工作灵活性将使他们的公司发展得更好。

最重要的是, 另一项研究 预测到2025年,将有75%的在职专业人员每月在家工作至少一周。

企业必须拥有能够承受移动劳动力的支付方式。如果采取诸如COIVD-19之类的“黑天鹅”活动,采取对策可能会为您带来成功,但从长远来看,这些措施并不可持续。

例如,员工从其家庭办公室扫描并通过电子邮件发送支票。这是许多人在遣散员工回家初期采取的一项措施。它的缺点是它不是真正的自动化,容易出现人为错误,而且容易遭受欺诈。

还可以选择备份支票打印。同样,这是短期修复,通常会给您带来金钱上的损失。

通过自动化对付款流程进行数字化转换,使您的员工可以在家中或办公室同样轻松地工作。这也有利于允许它的公司。每 商业内幕,利用数字收费平台的企业将处理周期缩短73%,并将处理成本降低81%。

忘记支票而赞成 无纸化付款 将:

  • 安全性提高85%
  • 提供对该过程的24/7远程访问
  • 生产力提高90%

对于企业来说,评估其内部系统并转换为以可持续的方式将远程和现场工作相结合的模型和流程至关重要。

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结语 

在B2B世界中,像现在这样,忘记支票从未像现在这样容易或发生过。现在是时候取消支票并以数字方式改造您的财务部门,以支持支付自动化了。 

保持当前的流程,包括 您的ERP,并免费数字化您的付款和发票。我们已经帮助了 数百名客户 这样做,并且拥有良好的记录,表明它在不断发展的低接触经济中推动了他们前进并为成功做好了准备。