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过时的发票会产生复杂的付款流程的3个原因

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大多数财务专业人士都会同意以下说法:高效,低成本的流程是理想的选择。

实现这一点是生活中许多事情说起来容易做起来难的事情之一。但是,一切都从向前迈出了第一步。在这里,第一步是确定主要贡献者。在财务部门,这几乎总是一件事-纸。

过时的纸质发票使企业的付款过程比原本更加困难。它使繁琐的任务陷入困境,浪费了宝贵的时间。值得庆幸的是,通过 电子发票 和自动化。

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缺乏自动开票会导致效率低下

您的发票处理工作流程是什么样的?它是否充满了手动任务,例如排序,分类以及将发票数据输入到您的会计系统中?

您的经历并非独一无二。在美国,纸质发票占财务部门处理的所有发票的75%。发票是使财务部门的日常流程变得困难的很大一部分-因此,当您切换到发票自动化时,随着流程变得更加高效,几乎可以立即得到改善。

考虑到这一点,不足为奇 德勤 ,目前有41%的企业领导者正在使用劳动力自动化技术,因为他们知道这可以提高他们的效率。相同的概念可以而且应该应用于发票处理。

实际上,根据 商业内幕 ,使用数字付费平台解决方案的企业可以看到处理成本降低81%,处理周期缩短73%。

高效且按时付款对应付帐款(AP)和应收帐款(AR)团队均有利。如果你问 埃斯克 ,他们将报告eInvoicing使您可以更快地增加收入,做出更准确的预测,增强对付款流程的控制并提高知名度。

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纸质发票随成本而来

假设您的任务是找出部门预算意外耗尽的原因。

您有一个充满交易记录的会计系统,但其中大多数是手动输入的,其纸质副本随后丢失了。没有人能确定它们都是正确的。

没有人能确定是否所有未付发票都已处理和兑现。毕竟,人为错误总是会发生,发票很容易被放错地方而被遗忘。

您会逐行处理意外费用,希望以此方式找到答案。经过数小时的阅读和几杯咖啡,您会发现与AP发票处理相关的一系列滞纳金和运输费用。

您检查并仔细检查您的发现,这是毫无疑问的。纸质发票为错误和漏洞留出了太多的空间,这些错误和漏洞会花费您的部门时间和金钱来解决。

解决方案? 发票自动化 .

上面的方案介绍了纸质发票如何对财务部门产生负面影响。这些成本可以用花费的金钱和浪费的工作时间来计算。

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让我们先浪费时间。纸质发票本质上是人工的,即使第一次正确完成也是如此。这只会变得更糟,因为会犯错误,并且必须花费时间查找和修复错误。然后是您的供应商。

纸质发票不仅是人工的,而且难以跟踪,并且不仅对您的公司而且对您的供应商都缺乏透明度。投资自动发票可以使整个过程更加可见。这样可以避免浪费时间来询问有关状态更新的电话。

另一方面,由于两个主要因素,意外成本往往会堆积:错误和外部性。

如前所述,错误会浪费时间,但如果情况严重到会产生滞纳金的话,它们也会花费金钱。至于外部性,最近的一个例子是2020年代的黑天鹅事件。随后的经济停顿导致许多公司将发票扫描和处理外包,作为其业务连续性计划的一部分。而且运输并不便宜。

根据 福布斯 ,美国企业平均每名员工每年在办公空间上的花费超过12,000美元。这仅包括标准办公空间的成本,不包括纸张繁多的流程(额外的办公空间,橱柜,文件夹,家具,用品等)带来的成本。

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应付帐款部门无透明度

与纸质发票相伴而来的缺乏透明度还有其他弊端。 供应商 遭受苦难,你自己也受苦 应付账款 部。

使用纸质流程为年终审计和纳税季节做准备总是会导致头痛和加班。在收集纸质记录,验证供应商和合规性之间,查找企业中的每张发票都是既费时又乏味的。

最后一刻出乎意料的发票往往使情况更加复杂,这些发票使税收准备流程和准确的支出报告变得乏味而令人困惑。

无法监控发票也将使发现欺诈变得更加困难。这是一个存在风险的漏洞,尤其是在现在。根据 受访企业 在2020年初,欺诈攻击变得越来越普遍。

20%的企业报告显着增长,而56%的企业报告总体增长。只有2%的受访者表示减少了。

首席财务官 还报告说,欺诈行为达到历史最高水平,2019年有超过78%的欺诈行为受到欺诈影响。

发票自动化不仅使跟踪流程的每个步骤变得容易,而且从本质上讲更加安全。

结论

过时的流程由于某种原因而落伍了。纸质发票没有不同。他们使繁琐的工作陷入财务部门的困境,增加了欺诈的风险,阻止了透明度,并使您承受额外的运输成本和滞纳金。

告别这些问题,并通过自动AP发票处理使您的财务部门更上一层楼! 伸手 了解更多信息或使用我们的 投资回报率计算器 发现您可以通过自动化节省多少。