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为什么首席财务官必须投资范式转变

我们的首席运营官朱莉·内格雷特·安德森与PYMNTS的首席执行官Karen Webster坐下来,概述了CFO为什么必须拥抱AP Automation并实现业务连续性的原因。

如何自动执行AP系列:播客#4

如果您错过了我们的第三个播客,则可以通过单击以下链接进行访问: 探索对AP自动化的最低阻力之路.

今年,我们所有人都被迫对我们的操作程序进行突然更改。

对于我们中的某些人来说,变化可能相对较小,从而缩短了通勤时间(即步行到厨房的桌子或家庭办公室代替45分钟的车程或火车)。

对于其他人,向 远程工作环境 更具影响力。 

AP部门通常仍然非常依赖纸张和手动流程。许多企业仍主要以纸质支票向供应商付款,要求AP人员从办公室进行打印和邮寄。 

许多高级财务专业人员都同意,基于纸质的流程已不再是可行的业务解决方案。然而,由于人们意识到数字转换的成本,纸张仍然是财务部门的主要内容。 

说话 Y 卡伦·韦伯斯特(Karen Webster)首席执行官, OnPay解决方案 创始人兼首席运营官 朱莉·内格雷特·安德森 他解释说,与许多首席财务官(CFO)的假设相反,此AP范式转换的成本可能不会像以前想象的那样高。她说,确实,不采取行动的代价可能要高得多,而且并非所有这些代价都可以用美元和美分来衡量。

“有时候,组织不会考虑这些费用,因为它已经渗入了他们如何看待部门费用。很难确定不做某事的费用。”-朱莉·内格雷特·安德森(朱莉·内格雷特·安德森)

 

效率低下的桶

手动工作流程会产生问题,但是朱莉隔离了三个主要领域,当组织无法进行现代化时,最容易感觉到痛点。 

“也许最明显的是纸张,以及在人员之间移动文档,进行编码并适当归档的实际行为。第二个低效率的问题是该纸张的财务成本,包括处理实际发票和打印的形式检查,以及与推纸有关的人工成本。最后,第三类是遗留在传统工作流程中的效率低下。” -朱莉·内格雷特·安德森(朱莉·内格雷特·安德森) 

在最后一类中,Julie指出了对AP部门的长期信念,即“无需修复未损坏的部分”,从而使它们陷于过去。这将带来更多问题,因为手动工作流程优化不能仅通过自动化工具来实现。 

“有时候,重新审视事情的进行方式并不会引起共鸣。他们的心态是,如果事情'正在运转',那么他们会接受的。”-朱莉·内格雷特·安德森(朱莉·内格雷特·安德森)

对于一位OnPay的准客户来说,这正是挑战,她的AP经理解释说,她必须亲自带回公司的激光打印机才能继续打印支票,然后将这些支票带到CFO的房子里签字并邮寄。尽管效率不高,但是这种基于纸张的工作流程对公司来说仍然有效-直到大流行爆发。

寻找合适的人选

COVID-19的影响已导致许多CFO优先考虑 自动化项目 他们已经谈论了多年。 

朱莉(Julie)指出,对于企业而言,在做出这些决定时必须考虑到未能接受AP的范式转变所带来的成本,这一点很重要。当然,与基于纸张的手动工作流程有关的成本也可能意味着 单一发票费用 最多需要处理$ 20。

但朱莉说,还有其他成本要考虑。

除了因效率低下和孤立的运营而导致现金流不足和付款可见性不足所带来的成本外,还有更多的时间可以花在更具战略性的计划上。 

另一方面,朱莉(Julie)还强调了理解数字转换真正成本的重要性。

“所缺少的是,对于进行转型,并不需要一个大型的,六位数或七位数的项目的理解。” -朱莉·内格雷特·安德森(朱莉·内格雷特·安德森)

当今的技术为组织提供了机会,使他们可以将许多现有系统保持在适当的位置,并可以优化工作流程,而无需强迫团队放弃他们熟悉的有效工作的工具。同时,确定和 采购技术 可以无缝连接到现有系统,并通过优化的工作流程指导AP团队,使公司可以逐步采用现代化方法。

这对于企业连续性计划尤为重要,因为公司继续在远程工作环境中开展业务。通过最大限度地减少数字化转型(包括财务和其他方面)的成本,企业最终能够采取可行的措施来实现多年来避免的变革。

“对于首席财务官来说,计划数字化转型从未如此简单。范式的转变并不一定会对您的组织造成巨大破坏。” -朱莉·内格雷特·安德森(朱莉·内格雷特·安德森)

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