跳到主要内容

应付帐款最佳做法系列

企业资源计划和会计软件无法提供应付款部门真正需要的东西  PART 1

现代ERP和 会计软件包 通常会在其系统中内置付款自动化技术。这包括使用台式激光打印机打印业务支票并进行电子ACH支付的功能,其中的汇款明细可通过电子邮件直接发送给收款人。

我们经常被问到,如果公司的会计系统或ERP内置了技术,那么为什么企业应该使用第三方支付平台。

最重要的原因:

流程的安全性和控制应该是公司在支付自动化方面应考虑的最重要的单个考虑因素。

大多数会计和ERP系统无法通过三种方式来提供组织最需要的安全性。

首先,我们发现通常由有权访问“应付帐款”模块的任何人都可以直接执行从会计或ERP系统到台式激光打印机的支票打印。 

AP的最佳做法规定应该有一个输入支票和打印支票之间的职责分离。  即使系统指定了这种分隔,大多数ERP仍允许具有“支票写权限”的任何人打印支票。 

寻找一种在登录级别将职责分开的支付系统……通过使用密码访问权限来访问打印功能,从而确保只有拥有打印权限的用户才能执行支票打印。另外请记住,除了职责分离之外,还应该寻求一种系统,该系统可以通过应用程序的审核报告来跟踪每个用户的活动。

接下来,考虑打印机。 

一个标准 台式激光打印机可以切换到“复印”模式或具有内置的“重新打印”按钮 在将文档发送到文档后可以启用该功能。 这是一个破坏交易的安全问题。 不道德的个人可以将支票打印到打印机,将打印机切换到复印模式,然后重印无限制的,未经审核的重印可转让文档数量。

始终寻求专门与已禁用“复制”和“重新打印”功能的经过认证的MICR打印机一起使用的支票书写软件。  

最后,很多 台式打印机还具有内置内存. 同样,访问打印机的错误人员也可以从内存中“提取信息”并创建可转让文档。 

因此,我们建议通过特殊设置保护打印机安全,该设置将在打印支票后“擦拭”所有内存。  

我们鼓励公司考虑其他多种原因,以考虑在其ERP系统之外处理应付款。 本系列的第2部分将提供更多见解。 

阅读更多: