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买家和供应商应对发票到付款数字化之旅

在此播客中,我们的总裁兼首席执行官Neal Anderson与PYMNTS的首席执行官Karen Webster坐下来,概述了AP和AR部门采用自动化的重要性以及入门的简便性。

如何自动化AP系列:播客2

如果您错过了我们的第一个播客,则可以通过单击以下链接进行访问: 杀死纸质支票需要什么.

在大流行之后,企业需要适应工作环境的急剧变化。几十年来,AP和AR部门经常使用的许多较旧的手动和基于纸张的流程不再是可行的长期解决方案。

“在应付账款和应收账款中,如果仍然是纸质或手动流程,则必须对其进行严格审查。任何战略性CFO都会认识到数字化转型的必要性。” -尼尔·安德森(Neal Anderson)

对于很多 首席财务官 和AP人员,认识到数字转换的必要性并将其付诸实践似乎是两件事。我们都可以同意,从纸面工艺转向 B2B付款 对于业务运营而言是很好的选择,但是确定从哪里开始可能有时会充满挑战。 

正如Neal所解释的那样,会计部门一次对所有流程进行数字化转换并不容易。财务主管将需要 隔离悬而未决的果实,以快速有效地自动化应付账款(AP)。

虚拟卡的兴起

转向家庭工作环境后,最明显的问题之一是 纸质支票 在远程AP团队中。付款人需要能够从他们的厨房桌子上向供应商付款,从而过时打印和邮寄纸质付款。  

幸运的是,自动化 AP付款 是财务部门启动数字化转型并获得更安全的和可创收的电子支付方式的回报的最简单方法

尽管ACH付款是可以接受的付款给供应商的方式,但使用 虚拟卡 (vCard)对付款人和收款人都至关重要。 

“最终的B2B付款实际上是虚拟卡。从付款人的角度来看,这可以通过现金返还给付款人,对于任何希望抵消他们从大流行中遭受的负面影响(例如业务亏损)的公司而言,这都是一种很好的方法。”-尼尔·安德森(Neal Anderson)

对于供应商, 虚拟卡 提供最大的安全性,而无需更改其典型的卡接受程序。虚拟卡也是最快的付款方式之一,可以改善流入的现金流量并减少日间未付款(DSO)。 

双方都可以通过vCard付款获得交易数据,从而获得无与伦比的汇款和对帐信息-随时可在我们基于云的 AP自动化平台.  

“能够以一种特定的文件格式提供该信息,并将其提取到应收帐款系统中,这是AR部门接受这些付款的重要动力。”-Neal Anderson

电子发票挑战

数字化转型通常被认为是一项艰巨的项目,需要数年时间才能完全实施 和数万美元。幸运的是,财务领导者希望转向 AP自动化 ,这从未像现在这样简单。 

但是, B2B付款 该过程可能比检修更容易 发票技术 和工作流程。

对于许多供应商而言,从在家工作的转变迫使AR部门将发票通过电子邮件发送给客户(如果他们尚未这样做的话),从而给AP部门造成了数字化的错误感。 

“人们误以为将发票作为PDF文档附加到电子邮件中是电子发票。事实并非如此。PDF可能仍会在某个时候打印出来。” -尼尔·安德森(Neal Anderson)

如果没有先进的自动化技术来扫描“数字”电子邮件发票上的所需数据字段,AP专业人员将不得不完成 发票审批流程 他们使用纸质发票的方式相同。

此外,手动输入或扫描的发票不使用 发票自动化 即使通过电子方式付款,也不会获得用于简化对帐流程的必要数据。 

原因之一 转换发票工作流程 如此棘手的是,每个企业都需要满足不同的标准才能通过审批流程推送发票。大多数公司,尤其是较大的中型市场和企业组织,都需要创建满足其需求的定制工作流。 

发票处理 与业务的许多其他领域相关,例如库存管理,采购,采购订单跟踪和付款处理。遗留流程的任何中断都可能影响业务运营的其他领域。 

但是,根据尼尔(Neal)的说法,对旧版工作流程的潜在“破坏”实际上可能是一件好事,进一步自动化了其他手动流程,这是转向 电子发票 ,这要归功于跨平台集成数据的能力。

优先考虑买家与供应商的利益

对于许多组织而言,大流行迫使 首席财务官 和别的 财务负责人 与过去摆脱基于纸质的B2B付款流程进行长时间的讨论。

AP和AR部门不仅在寻找改善其当前系统和程序的方法,还在寻求长期解决方案,以简化流程并实现 远程AP和AR功能 为未来。 

这可能意味着要从 虚拟卡付款,通过增强的数据连接性来降低纸质发票的产生成本或加强买家与供应商之间的关系。

随着越来越多的企业加大削减成本的努力,此机会对于AP和AR部门而言都是非常宝贵的。

“当您查看数字化产品的投资回报率时, 非接触式发票 和  非接触式付款 过程,它确实降低了费用。任何可以帮助AP和AR部门缓解这种大流行风险的措施都必须进行评估,必须采取行动。”

不管您的组织有多复杂, AP自动化 只有几周的路程。

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