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AP自动化的终极资源& Best Practices

无论您是要寻找更简化的AP流程,使发票处理和/或付款完全自动化,还是对应付账款自动化感到好奇,这都是您的指南。

AP自动化终极指南

什么是 应付账款 (AP)自动化,为什么每个人都在谈论它?您来对地方了!在这里,我们将详细介绍它为财务部门和日益偏远的员工所带来的好处-这一切都在本指南中。通过目录跳到您感兴趣的地方,或者从头开始获取所有好东西。

AP自动化 解释起来很复杂。为简单起见,首先考虑什么是应付帐款。

应付帐款是财务部门处理收到的商品和服务的付款卖方和卖方的部分。如果您在资产负债表上查找应付账款,它将在收款方。 

应付帐款的定义是:来自尚未付款的供应商的发票。

从现金流的角度来看,这很棒。您从供应商那里获得了免费贷款-他们可以为您提供商品或服务,而您不必立即用现金付款。

接下来,我们将解决“自动化”问题。

自动化对于不同的人,不同的行业可能意味着不同的事物。在现代的AP世界中,这意味着要摆脱手动工作流程和纸张支付流程。自动化使您可以从任何地方以电子方式处理和批准付款,而无需通过纸质支票向供应商付款。 

这是一个改变游戏规则的人,您不能错过。 

喜欢说出来吗?今天伸出手!

第1章AP自动化简介

研究估计,美国付款的42%和美国发票的75%仍是纸质的。 

这是仍在使用过时的付款流程的企业中很大一部分。一个可能的原因?人们和企业都犹豫要修复未损坏的内容。

当然,只有在该前提成立的情况下,这种情况才会持续。 

应付帐款部门做什么?

简而言之,应付帐款是确保您的帐单(即发票)按时全额支付的部门。 

常见的日常任务可能包括数小时的扫描并将发票输入到相关系统中,以及打印和签署用于邮寄的支票。 

上面的任务通常是手动的,并且用纸做的很费力。 复杂的过程。这是一个破碎的过程,具有很大的进步和改进空间。例如,基于纸质的AP流程每年使企业损失数千亿美元。 

减少纸质发票和支票的使用将对AP部门产生巨大影响。 

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这些过程今天看起来如何?

总体而言,美国企业仍然依赖纸质文件。纸质支票一直在美国企业中流连,因为它们熟悉且易于使用。要用支票付款,您只需要一个名字和一个邮寄地址。 

有远见的公司是该规则的例外-他们已经引入 应付账款 (AP)自动化,以将纸张转换为电子支付并简化其支付流程。 

AP自动化将创建:

  • 更快的采购付款周期
  • 降低成本
  • 增强安全性
  • 新收入来源

这些好处仅仅是个开始,也是最可量化的。 AP自动化还将确保您永远不会错过其他付款。没有更多的滞纳金,没有更多的意外运费 备份检查 印刷。 

还有奖金吗?您一致且可靠的电子付款将 可爱的供应商 为您将来提供更优惠的条款和折扣。 

但是,不到一半的美国企业正在利用应付账款自动化。如果您不是一个人,那么您不仅会错过我们刚刚获得的收益,而且还会遇到各种各样的问题。 令人沮丧的摩擦点 和浪费的活动。 

第2章应付帐款痛点

小费: 解决这些AP痛点将确保您的公司落后于竞争对手。

毫无疑问,您已经知道其中一些。

支付系统和流程中不必要的部分。经常使您的财务人员感到沮丧和缺乏动力的任务。

应付账款部门将大量时间和精力浪费在自动化上更好的任务上。的 数字化之旅 对于希望保持竞争力的公司而言,AP是一项必不可少的工作。 

4 摩擦点 在应付帐款中

您是否听说过这样的话:“效率在做正确的事,效率在做正确的事”?在企业环境中,这种说法有很多版本,但是我们都知道这是什么意思。有一些有效的方法可以归档文件或将数据输入系统。但是,将时间花在这些任务上是否有效?

答案是不'。自动化的会计流程会将这些任务从团队的任务清单中删除,从而使他们能够专注于通过提高工作效率而进行的正确任务来提高效率。

事不宜迟,让我们深入了解一下这些摩擦点是什么:

I.浪费时间

时间管理是创建有效业务的基础。 应付账款 部门是负担最重的部门,因为在手动任务上花费了太多时间。 

最近的研究估计,平均工作周的25%用于手动任务。通过自动化业务发票和付款的简单方面,员工将可以自由地专注于更有意义的任务。

标准每周40小时工作的25%,大约相当于每位员工每周花在手工工作上的总时数为10。每周10个小时的数学运算将花费大量时间。自动化使您可以将时间分配给更好的目的。 

这对部门有好处 为您的员工。高价值的任务具有精神上的回报,低价值的任务则没有。使您的团队有能力做更多有价值的工作将有所帮助 防止倦怠 并保持士气高涨。  

7种浪费效率的废物

发现应付帐款付款流程中使效率无法实现的要素。

取得详细资料

二。食钱者

手动流程不仅浪费宝贵的时间,而且也有金钱上的成本。 

例如,有25%的企业报告说他们花费10美元或更多来处理发票,美国银行估计商业支票的总成本为4到20美元。 

上面的成本只是金钱上的,对于员工不花时间写,邮寄,收取和核对支票的时间,这是至关重要的。 

 三,工作量分配

在当今世界,事半功倍是一种努力掌握的艺术形式。团队人员不足和工作过度是很常见的。 

消除双重工作和过时的流程是在应付账款中实现此目的的关键方法。手动流程更容易遭受人为错误和错误的影响,而错误和错误将导致必须回去重复执行任务。 

自动化手动付款流程使您可以将发票和处理付款的时间和工作减少30%以上。有可能 保持B2B付款的发展 通过AP付款自动化进行转发。您不能承受无法利用的优势。 

IV。纸张问题

纸张紧张的部门是无法最佳运转的部门。 

成堆的纸质发票和支票令人生畏,这通常代表着欺诈和错放文件的漏洞。 

纸质发票是AP摩擦最常被引用的来源—研究表明,它们每年平均使公司蒙受173,340美元的费用,每周花费125个小时。 

纸的问题

减少纸张可以节省金钱,时间和环境。 

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想象一下开始工作时要找到一张桌子,桌子上放着几英尺高的纸,或者是打印机拿出一堆支票,等待签名和邮寄。 

弄清楚从哪里开始几乎是不可能的。它使工作人员不知所措,并且容易出错。与其花费宝贵的脑力去削弱无休止的纸张流入,而是通过应付帐款自动化主动将其从等式中消除。 

不同的系统

如果您曾经从事过需要在多个系统之间来回移动的工作,那么您已经知道为什么这是一个摩擦点。 

AP专业人员可能必须在一天之内将信息提取或输入到这些系统中:

  • 电子表格
  • 企业资源计划
  • 银行系统
  • 内部系统

这种做法为不必要的错误创造了机会。它所要做的只是在Excel工作表中输入一个错字,然后将其输入其他系统中,从而引起错误的多米诺骨牌效应,这将浪费时间和金钱进行修复。

最重要的是,财务部门可以通过消除耗时的手动报告构建和跟踪来节省40%或更多的成本。 

在深入了解AP部门的痛点之后,您可能会问:如何消除它们?禁止“自动化”是一个正确的答案,但缺少上下文。 

继续阅读以发现有远见的财务部门正在做什么以保持领先地位! 

第三章AP解决方案& Best Practices

标准已经提高。 

如果您希望您的财务部门成功,那么付钱给卖方已经远远不够了。

如今,您不仅需要付款,而且要始终如一地高效进行付款。 

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第一步:省纸

应付帐款(AP)部门的挑战通常是组织性的,而不是人员。您的问题本质上是组织性的最大指标-纸张过多。 

如果发票极少,则可以将其作为纸张进行管理。当数量过多时,某些企业会雇用更多的员工。

这样可以确保进行发票处理,但是会增加成本。在不增加团队和人员成本的情况下处理大量工作的解决方案是一个更好的系统。

自动会计系统。理想的AP系统将:

  • 取出纸
  • 处理工作流程
  • 避免滞纳金
  • 防止付款遗漏或发票遗失

建立更高效的AP团队的第一步是消除纸张。自动化系统还有更多好处。 

第二步:简化流程

想象一下,重复付款通过并获得批准。不一定是由于员工或供应商的恶意意图。 

通常,在手动系统中,此类事件可以追溯到人为错误。键入错误或输入错误的字段。这些错误可能会级联并导致各种问题。 

一方面,有老式的手工处理发票的方式。涉及的步骤越多,尤其是需要人工输入的步骤,出错的可能性就越大。 

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另一方面,是更高效,更安全的电子流程,例如 发票自动化。在此过程中,大多数步骤不需要人工手动输入或监视任何内容。 

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上面的示例说明了通过软件支付发票要简单得多。

手动操作时,很难维持一致的工作流程。自动付款系统使拥有和维持有利可图的流程变得容易。 

正确的平台还将使您能够创建适合您部门的自定义工作流程。指定谁批准什么,什么时候批准。全部由您控制。 

第三步:增强安全性

付款欺诈是每个CFO都想到的巨大风险。随着当今时代的到来,它仅列在优先列表上。 高科技,低接触 经济。 

在保护您的业务免受支付欺诈的侵害时,必须同时考虑内部和外部威胁。无视任何一种都是一种危险的心态。 

5预防付款欺诈的准则:

  1. 勤奋很重要
  2. 不要忽略怀疑
  3. 限制紧急决定
  4. 对问题采取快速行动
  5. 让所有人负责

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从欺诈

朝评估和解决AP部门中容易遭受欺诈的区域迈出第一步。

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第四步:节省时间,省钱

前三个步骤产生的效益最好以节省时间和节省成本来衡量。 

防止流程崩溃并找出导致效率低下的因素,是应付账款部门蓬勃发展的关键。

AP自动化等于自由和专注。它使应付帐款团队能够远程批准和跟踪付款。 

继续阅读以获取有关自动应付帐款工作原理的完整详细信息! 

第4章了解AP自动化的工作方式

众所周知,实施AP自动化并不是一个耗时的过程。  

“自动化成本太高,而且运行时间太长。”这是我们寻求提升其AP部门的公司的普遍回应。实际上,使应付账款自动化并在正确的平台上启用电子支付的起点低,回报高且周转迅速。 

不确定您的应付帐款流程是否已经自动化?看看我们的 最近的博客 在此主题上发布,以确认一种方法或另一种方法。

扰流板警报: 大多数部门已经部分(但不是完全)自动化。 

发票自动化

您的发票处理工作流程是否充满手工任务,例如排序,分类和输入发票数据? 

这对于许多美国财务部门都是如此。研究发现,在美国,纸质发票占所有已处理发票的75%。如果您的付款流程复杂,赔率很高,因为纸张上的某处太多了。 

如果您的发票仍是纸质发票,这是引入自动化和电子发票的主要区域。

发票自动化 简化了您费时费力的付款流程。看看这个 博客文章 找出方法。 

当今时代发票自动化的最好的事情是?它启用 远程批准!随着现代员工流动性的提高,至关重要的是要有一个流程,使您可以在员工可能在任何地方处理发票。 

好处不止于此,还包括:

  • 以99%的准确度扫描电子邮件和邮寄发票
  • 减少成功的发票欺诈攻击85%
  • 通过自动付款账单培养无压力的工作流程 

付款自动化

纸基流程多年来使许多公司处于不利地位。在这方面,美国企业落后于我们的欧洲同行。电子支付在我们的个人生活中很普遍-几乎完全没有我们的B2B付款。 

支付自动化使AP部门能够远程,更高效地进行电子支付。另外,它使实时跟踪变得容易,并且使您可以24/7全天候访问付款信息。 

诸如黑天鹅事件之类的外部性本质上是不可预测的 并不受我们的控制。但是我们可以控制我们对他们的反应。

快速适应的能力在当今世界至关重要,并且 AP自动化 对于寻求未知的财务部门而言,它是必不可少的工具。 

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企业资源计划整合

您喜欢当前的ERP吗?大多数公司都这样做!对于企业而言,ERP是广泛而有用的工具。 

它们使处理业务支持,供应链计划,供应链执行和销售等任务变得容易。它甚至可以自动付款-通常作为扩展,您可以购买并添加到当前流程中。

话虽如此,您的ERP不是自动执行付款和发票的最佳选择。更准确地说,它本身并不是最佳选择。

正确的支付自动化解决方案将与您的ERP集成并与之一起工作-确保您从适当的支付平台获得透明性和交易安全性,而不会失去自己喜欢和熟悉的ERP工具。 企业资源计划集成 启用远程AP 解决方案。 

在OnPay 解决方案,我们可以在几周内与您的ERP集成。我们 伙伴 与以下列出的知名ERP一样: 

发现首要原因 企业资源计划整合 对于有远见的公司至关重要。 

AP自动化具有全面的更改,并且在应付帐款流程中涉及的每个角色都不同。 

第5章AP自动化对角色的影响

应付帐款(AP)自动化的人工方面。

应付账款经理

应付账款管理涵盖应付账款的日常运作-他们是部门如何完成和成功的主题专家。 

AP自动化的核心是一种数字转换。它是一种技术工具,可以使AP经理在自己已经擅长的领域变得更好。 

通过自动化转变应付帐款处理流程,可为员工提供:

  • 更好地了解和了解付款
  • 全天候访问支付门户
  • 减少了对来自供应商的状态更新请求的需求
  • 不再重复付款或退回付款 
  • 不需要人工的新功能和新工具

IT经理/首席信息官

完全自动化的应付账款使IT人员无需花费时间和资源来解决AP问题和安全风险。 AP自动化不仅可以让您更好地控制部门,还可以同时提高安全性。  

自动应付账款等于:

  • 降低成本
  • 降低欺诈风险
  • 100%可见现金流

安全性是一个日益普遍的问题,尤其是当 付费供应商

网络安全和供应商关系信息图

这是AP自动化可以发展的另一个领域。它在您和您的供应商之间建立了积极的关系,而这种关系反过来又使您可以一起工作而不是互相对抗。这样就可以提高安全性,从而保护您以及他们的利益的过程更加顺利。 

我们使用具有256位加密功能的银行级数据安全性。这样,我们可以保持数据完整性,而无需对您进行编程,而不会对现有软件/系统进行任何限制或更改。 

首席财务官/控制器

在较高级别上,首席财务官负责管理应付账款策略和目标,而财务总监则专注于应付账款与公司其他部门之间的联系。对于两者而言,确保AP帮助而不是阻碍其公司的成长和福祉至关重要。 

AP付款自动化=通过以下方式实现100%的控制:

  • 全面了解正在进行和过去的付款
  • 通过转换为虚拟卡获得新的收入流
  • 按用户/角色分开批准和付款

使用支付系统可以轻松实现所有实时业务智能分析。应付帐款自动化使您可以从拥有笔记本电脑和互联网的任何地方进行报告和跟踪。 

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我们的B2B付款解决方案使您可以按类型,收款人或供应商跟踪付款。全面了解您的应付帐款部门。 

电子支付和平台使涉及应付帐款的每个人的生活更加轻松。那里有各种各样的数字支付选项,它们都有各自的优缺点。继续阅读以获取有关其中的详细信息!

第6章数字AP付款选项

AP的付款方式很多。选择使用足够的东西可能是一个挑战。 

多项研究预测B2B电子商务正在迅速发展。对于公司来说,至关重要的是要有适当的付款方式和流程来满足不断增长的需求。 

一家公司最终选择哪种付款方式作为其主要的B2B付款方式,通常是其难易程度和成本效益。 

在这里,我们将简要介绍不同的数字 非接触式付款 选项-要更详细地了解它们,请查看下面的免费电子书! 

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深入了解首选应付帐款付款方式!

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ACH& Same-Day ACH

多年来,自动票据交换所(ACH)一直是北美五种最常见的B2B付款方式之一。但是,随着降低成本的运动在增加安全性和简化现金流的同时,有远见的公司正在向新技术和支付方式迈进。 

常规ACH是不直接的直接电子付款。处理可能需要三到五天的时间。本质上是数字形式的支票。 

它具有所有优点,并且可以方便地进行纸质检查,而不会产生大量纸屑以使您的AP员工陷入困境。买家之所以喜欢它,是因为它很方便,而卖家之所以喜欢它,是因为他们不必等待纸质支票就可以更快地获得资金。

更好的是,当日ACH卖家将在一个工作日内收到付款。 

您可能会问,当天的ACH是什么?这是ACH的一种更新且更直接的形式。如果在下午2:45之前启动,它将允许在同一工作日发布付款。研究当日ACH的数量如何增加,与2019年第一季度相比,2020年第一季度增加了42%。  

他们的强项就是能够自动执行ACH定期付款。这样可以节省时间,减少纸张并确保按时付款。它还会失去控制,减少隐私,并可能会受到自动付款的监控,而自动付款则不会受到监控,以免透支或多付费用。 

电汇

在谈论北美B2B首选的第二种选择-电汇之前,我们不能谈论AP的数字支付方式。

欺诈发生率也排名第二。 

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在包括增加的远程工作在内的现代环境中,这种欺诈漏洞非常严重。当在家中进行电汇时,风险更大,因为身份验证和网络安全性趋于宽松。 

电汇的成本也更高,因为与ACH之类的方法相比,电汇使用的银行充电器更大。因此,电汇主要由进行和接受国际交易的较大公司使用。

ACH和电汇欺诈的危险

立即获取有关它如何影响您和您的应付帐款(AP)部门的详细信息!

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采购卡/公司卡

采购卡(P-Card)是公司卡的一种形式,它使采购商品和服务时无需使用过时的购买方法,如纸质支票。 

它们会发给可信赖的员工,您可以遵循您为使用卡设置的准则。可以在这些卡上放置各种控件,例如:

  • 单次购买美元限额
  • 每月购买限额
  • 限制条件 到特定的商家类别代码(MCC)

  • 持卡人以外的其他人每月进行的购物审查和批准

使用购买卡的主要缺点是它们是最不安全的选择之一,使公司容易遭受信用卡欺诈和身份盗用。

购买卡通常与虚拟卡(V-Cards)混淆。看看这个 博客文章 找出何时使用另一个。 

实时付款

最新研究表明,有33%的公司计划在未来三年内推出实时付款。 

实时付款(RTP)是较新的付款方式之一。它结合了:

  • 立即可用的资金
  • 结算定案
  • 即时确认
  • 综合信息流

就成本而言,实时支付的成本与其他非即时电子支付的成本相同,并且比纸质支票等传统方法要低得多。 

但是,重要的是要意识到RTP存在风险。欺诈风险越来越高,一旦完成交易就不能停止交易。

实时付款交易会在不到五秒钟的时间内完成,从而消除了取消错误授权付款的任何窗口。

虚拟卡

最后但并非最不重要的是虚拟卡。 V卡是一种日益流行的B2B付款方式。 

如今,大约30%的公司正在将虚拟卡纳入其支付策略。我们预计,随着越来越多的公司投资该数字,这一数字将会上升 非接触式付款 方法。

虚拟卡是创建为一次性使用的16位唯一卡号。实际上,它是一种虚拟信用卡,专门用于向供应商付款。

用虚拟卡取代负担繁重的付款方式将简化AP流程,使您能够获得现金返还,增强安全性并增强内部控制。

让虚拟卡为您的组织赚钱

继续阅读以深入了解使用虚拟卡和 揭穿神话 四处转转。 

第7章适用于AP的虚拟卡特权

到2022年,虚拟卡的B2B付款预计将达到1万亿美元。

通过返利创建新的收入流

新收入的机会也许是吸引公司最尝试使用虚拟卡(v-cards)的原因。每月返利的能力改变了游戏规则。这是亏损的部门与为您的公司赚钱的部门之间的区别。

虚拟卡 可以在AP支出上产生高达1%的现金返还。这是通过v卡完成的与卖方的任何交易的即时投资回报(ROI)。 

还在怀疑吗?使用我们的投资回报率计算器来找出您可以节省多少。 

不要错过成为您的AP团队所需的财务英雄的机会!虚拟卡可以在您的日常工作中赚取额外的收入和现金。 

对于虚拟卡付款的每一美元,选择正确的程序都有可能获得现金回扣。虚拟信用卡交易越多,您赚取的越多。

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不使用它们时,您会错过新的收入来源!

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虚拟卡简化了AP流程

利用虚拟卡而不是过时的纸质支票可以大大简化您的应付帐款流程。默认情况下,删除手动过程的能力使整个过程更加高效。 

这允许 应付账款 部门应减少对付款的处理,而将更多的精力放在基本财务责任上。减轻他们的任务,例如:

  • 写支票
  • 信封中的填充支票
  • 计量信封

通过减少一个人参与付款过程的时间,它也消除了人为错误的机会。防止错误和欺诈的另一方面是虚拟卡被设计为可以一次性使用。 

AP虚拟卡付款的6大理由

深入了解虚拟卡-虚拟卡是当今经济形势下业务成功的关键。

发现更多

在不失去控制的情况下提高安全性

虚拟卡 是一种B2B付款类型,由于其易用性和比过时的方法安全性高,因此越来越受欢迎。 V卡是一种虚拟信用卡,具有唯一的16位数字卡号。 

它们旨在用于付费供应商,并具有更高的安全性标准,对您的员工透明和易于处理。虚拟卡的设计可在付款人和收款人之间一次性使用-作为付款人,您可以预先确定支付的金额。 

保护您的另一部分是虚拟卡就是虚拟的。没有可以盗用或重复使用的物理卡。 

了解现金返还的关键

阻止公司采用虚拟卡的一个因素是,担心发卡公司可能会向卡公司收取一定的费用。实际上,相反的情况更为典型。 

虚拟卡付款 现金返还和免费付款。如上所述,有可能从AP支出中获得高达1%的回报。这就是为什么30%的公司将虚拟卡纳入其支付策略的原因,以及为什么超过30%的供应商相对于所有其他方法更喜欢它们的原因。 

虚拟卡现金返还的最好部分是,它实际上并不需要额外的工作。使用正确的程序,您将有可能通过任何虚拟卡付款获得现金返还。注意合作伙伴,例如银行金库计划,它们不每月支付现金返还-他们每年持有现金返还,或者要求您达到一定的最低要求才能获得返利。 

虚拟卡使使用它们的公司受益

将负担繁重的支付方式换成一种利用虚拟卡的支付方式,将简化您的AP流程,开拓新的收入流,提高安全性并增强内部控制。 

采用 虚拟卡 不是大多数人期望的主要变化。如果您的会计系统可以输出支票文件,那么正确的支付平台提供商可以将文件转换为用于虚拟卡支付的正确格式,并通过安全FTP进行传输。寻找一种解决方案,让您能够控制自己的AP部门和付款流程至关重要。 

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告别纸质流程,支持电子支付和专门为您量身定制的数字工作流程从未如此简单! 

无纸化应付帐款流程将:

  • 产生收益
  • 降低欺诈风险
  • 启用电子支付
  • 增加安全性

为什么要等待利用这些好处?我们可以为您处理所有入门和系统设置。 

虚拟卡是自动应付帐款流程的关键功能。它们为现金返还开辟了道路,并且比其他付款方式更安全。 

您是否有兴趣,但不确定从哪里开始自动化过程?继续阅读!

第8章如何轻松自动化AP

大多数专业人士都认为,对流程进行彻底的更改可能具有挑战性。 

这就是为什么将其分为多个阶段很有帮助。分解成较小步骤的任何任务都更容易想象和实施。  

假设您要整理壁橱。只是看着它,看着杂乱的衣服藏着,神秘的盒子藏了起来,让您不确定从哪里开始。您甚至可能失去尝试该项目的动力。

但是,当您将其分解为简单的步骤(例如先将所有内容都取出来,然后将垃圾,所捐赠的东西以及您保留的东西分开)时,这种威胁就减少了。我们将对AP自动化执行相同的操作。 

从自动付款开始

开始自然是从自动付款开始。这是从应付帐款部门中删除纸张的第一步。这也是一个快速的周转过程-使用正确的应付帐款软件,可以在不到30天的时间内设置并运行自动化。 

通过应付帐款付款自动化删除纸张会导致: 

  • 更快的流程& reduced bottlenecks
  • 电子支付取代繁重的支付工作流程
  • 安全的数字跟踪以进行税收和审计
  • 通过虚拟卡折扣降低成本并获得新收入

从付款开始是必不可少的,因为它给您和您的部门带来了直接的积极影响。它可以提高您的安全性并提高流程效率。 

支票仍然是欺诈行为最有针对性的付款方式。 将高风险的纸质付款方式转换为数字付款方式,例如 ACH and 虚拟卡 交易,可以大大减少成功进行欺诈企图的可能性。

如今,企业通过自动化来改变其支付流程的最佳时机已经到来。 

允许发票自动化接管扫描发票

我们的首席执行官尼尔·安德森(Neal Anderson)在一封电子邮件中说:“人们误以为将发票作为PDF文档附加到电子邮件中是电子发票。” 最近播客。 “事实并非如此。该PDF可能仍会在某个时候打印出来。”

授权部门进行远程工作的新趋势驱使公司扫描发​​票并将其通过电子邮件发送给客户。

这不仅会给人一种错误的数字化感觉,还会使您陷入错误的想法,即您已经适应了 低接触经济 -这使您容易遭受欺诈。

许多公司认为他们已经自动开具发票,因为它们不再邮寄或接收纸质版本。但是,他们仍然手动将发票扫描到其系统中并手动输入数据。 因此,即使大多数发票是通过电子邮件收到的,仍需要打开电子邮件并打印数字发票。将纸张重新引入发票流程。

现代发票软件可实现 发票自动化 接管扫描和处理工作不仅可以腾出您的AP员工,而且还更加安全。它还可以节省您的时间和金钱。要付出代价 过时的发票处理,而且通常情况下,这是一个复杂的工作流程,使您容易出错。 

自动支付发票&启用远程AP将: 

  • 以99%的准确性扫描发票
  • 使用使用三向匹配OCR引擎的电子发票软件消除错误
  • 收到发票后自动将发票输入工作流程
  • 将成功发票欺诈的风险降低85%
  • 允许通过互联网从任何地方访问状态更新和批准

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了解如何提升您的AP部门,同时为您的团队和底线带来好处。

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通过ERP集成启用付款

有许多方法可以使您的AP部门和付款流程自动化。最好的方法是通过使用当前的ERP和流程来做到这一点-而不是摆脱它们。 

企业资源计划 会计系统是宝贵的财务工具。它们使轻松完成诸如业务支持,销售以及供应链计划和执行之类的任务成为可能。有一些ERPs可以选择使您的付款自动执行,但是通常作为您要付费添加的扩展。 

通过ERP集成启用付款 不仅可能,而且是做到这一点的最佳方法。为了使您的付款和发票自动化,与了解行业并已建立专门解决方案以确保成功的合作伙伴合作至关重要。 

与您的ERP集成比大多数人想象的要容易。正确的支付平台具有较低的切入点,高回报和快速周转的特点。我们在这里的解决方案 OnPay解决方案 可以与您的ERP集成并在数周(而不是数年)内启动并运行。 为了使我们的解决方案易于使用和灵活,我们的目标是 伙伴 与诸如Acumatica之类的著名ERP一起使用。

保持当前流程

使您的财务部门自动化并不意味着把浴缸里的水扔掉。甚至有可能实现自动化 保持您当前的流程。 自动化 可以消除繁琐的过程,同时让您保持有效的零件就位。 

改变付款流程从未如此简单。 保持您当前的流程并数字化付款和发票,而无需任何资本支出。全自动的审批流程和定制的工作流程将彻底改变您的部门,并确保您的团队即使在发生另一个“黑天鹅”事件时也能生存和发展。 

保留您的银行和/或银行

可以快速设置远程AP自动化,并可以节省时间,金钱和资源。 无论您的ERP或会计系统支持多种付款文件类型还是只能生成支票文件,我们的解决方案都可以使您无缝迁移到进行所有类型的电子付款。您将能够向与您有关系的任何一家银行转账。

维持现有银行关系的能力是 好的路标 以确保您对应付帐款自动化的阻力最小。 

我们的自定义集成使您可以保留银行和会计系统。我们还可以帮助您从旧银行无缝迁移到新银行。 

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合适的合作伙伴是成功的关键因素。在这本教育性电子书中找出您要寻找的素质!

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查找可以处理供应商注册的提供商

让您的提供商代表您处理供应商/供应商的入职事宜,将使您的财务部门专注于更重要的任务。我们的 屡获殊荣的支持团队 具有使您和您的供应商都轻松完成此过程的经验。 

希望从直接来源听到它?观看下面的客户成功视频,听听一些客户的声音!

完成基本知识:供应商/客户门户

适应性是游戏的名称。随着各行各业的发展,允许工作人员在家庭设置和工作设置之间切换,因此至关重要的是,您必须能够轻松进行切换。 

建立系统和供应商/客户门户是关键。它会:

  • 改善您与供应商之间的关系
  • 增加透明度和信誉
  • 允许您从任何地方批准和处理付款
  • 减少花在回答问题和提供状态更新上的时间

我们的供应商门户网站在设计时就考虑了供应商和供应商-它的易用性是一个很大的卖点。对于您的供应商来说,它也是一个可选的门户。他们可以使用它来签入,但是无论如何它都可以运行和处理付款。您或您的供应商碰巧的任何地方都可以全天候使用它。 

我们最近 与Esker的网络研讨会 深入研究供应商门户网站为AP和AR部门提供的价值。 

供应商门户是任何业务连续性计划的重要组成部分。

第9章实现业务连续性

您是否制定了有效的业务连续性计划?

2020年代“黑天鹅”事件袭来时,许多企业还没有准备好有效的业务。他们没有适当的计划,不得不争先恐后地寻找方法来适应其员工向远程环境的迁移。 

所使用的创可贴解决方案包括:异地支票打印,将打印机与工作人员一起送回家,以及将发票扫描和通过电子邮件发送给供应商。这些半量措施将在紧要关头起作用,但长期来看是站不住脚的。 

将纸质发票和付款转换为电子发票和电子支付

纸张本质上是业务连续性计划的问题。这些流程中涉及的实际发票,支票和工具将员工束缚到办公室。当诸如2020年代的“黑天鹅”事件发生时,它可以使您的财务团队处于将打印机和装有纸的盒子带回家的位置。

随着研究预测定期的全天候定单和劳动力很大程度上愿意远程工作,企业需要减少纸张以支持电子支付和发票。 

数字化发票和付款是朝着制定有效的业务连续性计划迈出的第一步,也是最重要的一步。 

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激活异地和分散流程

绝大部分从家外出工作的人都表示,至少在部分时间里,他们希望在整个职业生涯中继续这样做。进行异地和分散的流程不仅使您的财务人员可以在任何地方工作,而且还可以为您当前和潜在的供应商带来好处。 

由于COVID-19,大约有一半的中小型企业关闭,因此至关重要的是,您必须有一个可以轻松管理不断变化的供应链的流程。这可以通过建立一个启用现场和非现场动态的系统来完成。 

这是通过以下方式完成的:

  • 提供足够的办公空间以进行社交疏散
  • 利用可远程操作的电子解决方案
  • 转换为电子付款和电子发票
  • 允许远程审批流程

AP的非接触式支付的价值

对非接触式付款如何补充您的业务连续性感兴趣?查看此博客文章!

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单击按钮批准发票

过时的发票处理不再是可行的选择。数字支付平台和 发票自动化 使您可以在可以访问Internet的任何设备上批准发票。 

个人和公司都希望减少高接触过程,而采用低接触或非接触过程,以使他们能够在家中舒适地完成购买。加入新手不要迟到 高科技,低接触 经济! 

从早餐桌或会议室付款

从任何地方完成流程的能力不仅对发票来说至关重要。能够从您或您的财务人员所在的地方处理付款也很重要。 付款自动化 不仅使之成为可能,而且还接管了工作流程中更繁琐和平凡的方面。 

灵活地允许员工选择从哪里付款,这也将在您寻找新人才时使您的业务更具竞争力。根据一项新的民意测验,有44%的专业人士会换薪水以保持在家工作。 

允许24/7访问AP状态

什么是最大的之一 浪费时间的人 在应付帐款(AP)办公室?

如果被问到,大多数人会说这是在跟踪来自供应商的电话和电子邮件以更新状态。 

一个使您的员工可以24/7全天候访问应付帐款流程和状态的门户网站,不仅会使他们的日常工作更轻松。这也将减少要求更新的供应商,因为他们也可以透明地访问门户。 

这对于任何人来说都是必不可少的 业务连续性 计划,因为它允许您的员工和供应商全天候更新。即使您没有积极使用备份计划,这也将使日常生活更加轻松。发生危机时将其置于一席之地是促使企业做出改变的动力 现在,但即使在此类事件发生之前,它也会派发股息。 

第10章

商业世界以及整个世界的格局已经改变。 

允许远程工作的灵活工作方式是将持续到2020年的一项适应措施。公司和员工都已从灵活,低接触的经济中受益。 

非接触式应付账款不仅仅是实现这种灵活性的一个步骤-这是我们一直朝着的未来。由于必要,这一旅程已经加速。这是通往世界的关键垫脚石 第四次工业革命

远程工作将继续存在

之前,企业犹豫要大规模实施远程工作的主要原因是未知数之多。协作将如何进行?生产力会受到影响吗?他们的员工在家庭办公室需要什么工具?

这些担忧使公司无法进行任何大规模的变更,而将灵活的工作选项留给了少数需要其角色的人员。感谢COVID-19,员工和企业都找到了他们问题的答案。通过创造性的解决方案和先进的技术(例如视频通话和实时程序),仍可以进行协作,从而使员工可以同时从事同一项目。生产力不受影响–在大多数情况下,生产力得到了提高。 

最近的民意调查发现,有54%的专业人士报告说他们远程工作 影响他们的生产力。 

诀窍是有效沟通,以适应 COVID-19带来的变化,并防止 AP倦怠 在您的财务部门中。

办公室设置将演变

美国企业平均每名员工每年在办公空间上的花费超过12,000美元。这个数字可以 减少,如果没有彻底消除,则通过雇佣一部分员工 继续在家工作。 

企业已经在研究从租赁大型办公楼到安置全体员工的方案。取而代之的是,他们可以租用较小的空间来召开需要亲自参加的会议,并容纳那些喜欢上班的人,同时通过在家中进行大部分工作来降低成本。由于诸如Zoom和Microsoft Teams之类的技术使远程协作不再是一个难题,因此某些业务可能仍然完全处于远程状态。 

与2020年之前相比,保留的办公室设置将看起来有所不同。它们的设计目的是允许在需要时保持社交距离并且保持低距离接触-不仅在办公室的功能上,而且还考虑员工在日常工作中的工作方式。 

非接触式AP 意味着即使选择进入办公室的人员也可以用最少的触摸过程做到这一点,这一功能是任何人都无法承受的。 

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非接触式发票审批和付款流程将取代Supreme

未来就在这里,它的形式是 高科技,低接触 经济。财务数字化转型的旅程不再漫长而悠闲。必要性促使它与时间和您的竞争进行竞争。 

非接触式发票批准和付款流程是我们新的低接触现实中不可避免且至关重要的部分。随着首席财务官计划将一部分员工永久性地转移到远程工作,找到一种可行的付款解决方案至关重要。 非接触式付款 而且自动化流程非常有效,而且更重要的是,它为在家庭和办公室之间进行团队划分提供了灵活性和安全性。 

对于公司而言,有许多通往AP自动化的途径,其中包括障碍,绕道和死路。但是,根据一些指导原则,可以找到 阻力最小的路径 前锋。 

非接触式应付帐款的好处

是您的财务团队中的一部分或全部,还是远程工作?没问题! 非接触式付款 使 远程应付帐款 可能。在我们的帮助下,它可以在不到30天的时间内启动并运行。 

使您的财务团队可以随时随地进行非接触式付款。 

远程AP自动化和非接触式应付帐款将:

  • 降低成本80%
  • 降低欺诈风险
  • 最大化生产力
  • 产生收益
  • 安全性提高85%

改变您的应付账款部门并留下书面流程的最佳时机再合适不过了。 我们的解决方案 使您和您的团队能够从您的厨房桌子或办公大楼处理整个付款过程。通过24/7全天候访问我们的安全云门户,它使您可以访问远程发票批准和付款发行。 

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