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  • 发票自动化 自动化发票&纸质发票处理,以降低成本,减少体力劳动并提高安全性,同时实现远程批准。
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  • 与ANY 企业资源计划或Accounting系统无缝集成
  • 通过更快的付款改善供应商/供应商关系
  • 全面跟踪付款流程的每个步骤

应付帐款解决方案& Definitions

我们创建了有关AP流程和最佳实践的最常见问题列表,涵盖了从应付账款的定义到AP自动化的工作方式等所有方面。如果您还有其他问题,请告诉我们。

如需更深入的了解,请查看我们的《 AP自动化终极指南》& Best Practices.
  • 如果您在词典中查找“应付帐款定义”,您会找到一个相当简单的答案:公司欠债权人的钱。但是,真正的答案要复杂得多。

    与信用卡债务和消费者付款债务不同,AP部门对已收货的供应商/卖方的债务。是的,当今几乎所有存在的公司(尤其适用于大公司)都不断负债累累。这就是AP部门对于业务成功至关重要的原因。

    AP专业人员一直在努力通过快速有效地偿还债务来使供应商满意。这意味着管理采购订单,跟踪和批准发票,并通过其首选付款方式向供应商付款。

    就像消费者信用一样,在向供应商付款时,业务越快越可靠,这些供应商就越有可能允许更大的订单并提供提早付款折扣。

    考虑到这一点,我们认为应付帐款的最准确定义是:管理尚未付款的供应商的发票,并确保按时付款。

    有关所有应付账款的更多信息,请联系! 

  • 非常简单地解释,应付帐款流程是企业为已经收到的商品向卖方/供应商付款的过程。

    简单的答案足以总结出 AP流程 在90个字符以内的字符中,驱动该过程的方法非常复杂。 

    从供应商处采购货物后,AP部门将收到发票。然后需要将该发票输入到发票批准过程中。从那里开始,根据美元金额和其他各种因素,发票将被批准付款并存档。 

    现在,是AP部门向供应商付款的时候了。根据业务的自动化程度,这可能是非常耗时或相对简单的过程。

    已实施某种形式的公司 付款自动化 只需在系统中找到付款(上传付款文件或使用API​​后),然后单击批准按钮。从那里,付款将直接从公司的银行或信用卡(取决于供应商的偏好)直接支付给供应商。

    在偶然的情况下,卖方仍然希望通过 纸质支票,支票将在本地打印,并预先签名和签名。支票还可以通过异地支票打印合作伙伴进行打印-如果您无法在家中打印支票或将支票送入办公室,这是一个很好的解决方案。  

    在某些情况下,尤其是对于高额付款,可能需要多层批准。解决此任务所需的工作水平也很大程度上取决于企业是否已实施某种形式的支付自动化。

    如果已实现自动化,则系统应自动通知批准者他们需要注销付款。一旦批准,付款将通过首选付款方式付款。如果业务操作仍然是非常手动的,则此过程可能涉及几封电子邮件,电话,甚至在某些情况下甚至需要花大价钱才能获得必要的签名。 

    给卖方付款后,将需要记录对帐信息,以便有足够的付款凭证。必须执行此过程以防止重复付款,欺诈,付款遗漏,关系破裂和双重工作。

    如果企业已经将其会计系统与其发票和付款解决方案相连接,那么这应该是一个轻松的过程,对帐文件会自动与 企业资源计划或会计系统。如果不是这样,AP部门将需要非常详细的归档和手动数据输入。 

    无论您目前在工作 应付账款 或只是对过程感到好奇,我们希望您发现此解释是有益的。

    应付帐款部门处理业务功能的最关键领域之一。下次您遇到AP部门的某个人时,请务必感谢他们所做的出色工作。毕竟,下一次您需要耗材或与新服务提供商合作时,他们很可能负责向卖方付款。 

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  • 要了解发票,我们必须查看发票流程。

    向供应商索要货物或服务后,AP部门将收到发票。 发票可以多种格式接收。

    一些供应商可能选择以纸质格式邮寄发票。此方法很容易成为最耗时的选择。它要求AP部门首先等待发票到达,然后在发票处理系统中手动键入发票信息或 企业资源计划 或将发票扫描到系统中。

    大多数供应商会选择以PDF格式或其他常见文件类型通过电子邮件发送发票。此方法是管理收据的最简单方法。

    如果一家公司有 电子发票 要么 发票自动化 到位后,应通过行项目匹配和GL编码自动扫描已发送电子邮件的发票,并将其输入到发票工作流程/批准流程中,从而节省时间并大大提高了准确性。

    相反,仍然是手动的AP部门将需要打印出PDF并扫描到他们的 企业资源计划或会计系统 通过OCR或手动输入数据。 

    之后,发票需要经过批准流程。

    如果公司的发票处理是自动化的,则将通知所需的批准人发票正在等待批准。

    如果公司仍然是手工的,那么AP团队可能需要亲自出示纸质发票以授权付款或通过电子邮件请求批准。 

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  • 让我们首先确定这是一个非常棘手的问题,答案很大程度上取决于要处理的发票数量和需要多少工作量的众多因素。 

    如果您在Google上搜索有关发票处理费用的信息,则可能会找到答案,其价格从同类最佳价格的每张发票2美元到最高(如果是手动且复杂的过程)每张发票50美元。为了您的理智,我们将使事情变得简单。

    每张发票的处理成本可以分为两个不同的括号:

    • 处理发票所需的时间
    • 用于处理发票的资源数量

    所需的时间 发票处理 表面上似乎很容易量化。但是,其中涉及的内容可能比某些企业意识到的要多。

    为了准确衡量每张发票的处理时间(PTPI),企业需要考虑在以下方面花费了多少时间: 

    • 手动输入数据
    • 更正错误
    • 扫描发票
    • 管理收据发票目的地
    • 将发票传送给适当的批准人
    • 从接收到批准的平均发票年龄

    资源也可以很容易地分解:

    • 总劳动
    • 系统成本
    • 耗材成本 
    • 总开销
    • 外包费用(如果有)
    • 业务所独有的其他任何随机AP处理成本(包括因转移到远程工作而导致的运营缺陷)

    一旦计算了所有这些信息,公司就可以准确地确定每张发票的处理成本。 

    请记住,大多数企业可能处于中等偏下的水平,平均每张发票的费用在$ 8-$ 20之间。

    值得注意的是 发票自动化 消除了以上所列项目的85%以上。因此,如果AP部门仍在手动处理发票, AP自动化 将立即提供帮助。 

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  • 有一种看法认为,改进AP流程通常说起来容易做起来难。

    当被问到时,大多数财务专业人员可以立即指出他们最明显的痛点,通常涉及基于纸张和手动的过程。

    但是,从表面上看,可能还有其他因素严重阻碍了AP部门的生产率。  

    如上所述,首先要看的是纸。当前的AP流程中有多少依赖于纸张?是否大多数付款都是纸质支票?那些支票如何被削减?需要多少人才能付款?

    如果支票占付款总额的10%-15%以上,那将是第一步,也是最简单的过程改进。 

    美国银行估计,每张被削减的支票的平均业务支出超过10美元。通过做一些快速数学运算,我们可以确定一家平均每月500次付款(其中80%以纸质支票付款)的公司,通过将这些纸质付款转换为廉价且更安全的方式,每月可节省4,000美元,每年可节省48,000美元 电子支付

    那是过程改进的第一步。第二步是隔离所有严重依赖纸张或手册的AP步骤。

    大部分的发票都是纸质发票吗?如果不是,是否要求AP部门打印出电子邮件发票进行扫描或归档? AP人员是否在手动将发票信息输入系统,而不是使用从发票工作流程和审批流程中删除该步骤的发票自动化软件? 

    根据 PYMNTS.com,手动和基于纸张的发票处理仅在美国每年就使企业平均花费$ 150B,并且每周平均需要花费19个小时。想象一下,如果从日常操作中取消手工发票处理,AP部门的生产力将提高多少。  

    这些只是当今AP部门中最明显的低效率现象。其他流程改进围绕报告和分析,供应商管理和支持,发票账龄和跟踪,实时付款处理更新和可见性,欺诈和安全风险等方面进行。

    确定当前流程是否可以改善的最佳石蕊测试方法可能是考虑该流程进行了多长时间。如果AP部门仍在使用几十年前发明的程序,那么可能是时候进行更改了。

    幸运的是,现在没有比现在更容易的时间来迁移困扰世界各地会计部门的常见问题了。 无论AP部门遇到任何运营问题,都有一种轻松有效的方法可以快速有效地消除它们。 

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  • AP自动化允许会计部门消除(即使不是全部)处理付款所需的大部分手动工作,接管了与发票接收,发票处理,发票批准,付款批准,付款处理,付款跟踪,供应商有关的大部分繁琐工作管理,欺诈保护和报告。  

    人们通常将“自动化”一词与减少员工人数联系在一起,但这通常是一种误解。我们与之交谈的几乎每位财务专业人员在流程自动化之前都花了无数的加班时间,花费在打印和签名纸质支票上,将发票信息逐行输入到他们的会计系统中,以及每个月处理和重做excel表格。手动生成报告。

    AP自动化 它不是人力的替代,而是人力的推动者,它提供了一种更好的方式来完成财务专业人员已经在执行的任务,从而使他们过上更加充实的职业生活。 

    详细说明 AP自动化 作品很容易。首先,想象一下AP部门需要每天,每周和每月完成的所有任务。接下来,消除几乎所有您认为需要使用任何形式纸张的东西。那就对了。它消失了。

    为什么不呢?

    公司的每个其他部门早就取消了纸质流程。当然,市场营销和销售部门可能会偶尔使用白板进行战略会议,而执行团队仍在弹出笔记本来记下想法,但是对于那些小组来说,这就是他们与书面关系的终点。甚至人力资源部门也发送电子文件以供签名。

    AP自动化 将纸质发票和付款转换为电子格式,从而消除了过去过时的付款流程所产生的成本的85%。 它比人们想象的要复杂得多。

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  • AP发票自动化是将纸质发票转换为电子发票(eInvoices),自动将其输入数字工作流程和批准过程的过程。自动化发票处理还可以扫描通过电子邮件发送的电子发票,找到关键数据点,例如行项目,采购订单匹配和税收信息。 

    发票自动化解决方案 有多种选择。某些解决方案提供商要求AP人员手动将自己的邮寄纸质发票扫描到AP系统中进行路由。鉴于此,其他软件提供商将处理针对AP部门的邮寄发票的扫描。 

    电子发票 也可以根据业务需要而变得复杂或基本。解决方案可以配备AI和机器学习,它们可以随着时间的推移进行调整以识别来自特定供应商的其他字段,或者可以根据AP部门所需的任何要素将定制的解决方案与复杂的决策树结合到发票工作流中。

    定制工作流的示例可以是用于较大发票金额的不同路由树,或者在无法识别供应商ID或电子邮件地址的情况下标记发票。定制工作流的一个更详细的版本可能是针对单个订单项向AP团队成员发送单独的批准请求。 

    的另一个好处 AP发票自动化 安全立即增加。 BEC(企业电子邮件泄露)和发票欺诈行为正在上升。实施 进销存自动化解决方案 实际上可以消除欺诈风险。 

    采用电子发票解决方案的最大好处是可以立即节省成本。手工发票处理使企业平均花费每张发票8至20美元。 发票自动化 可以大大降低成本,有些公司可以节省多达90%的成本。 

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  • 支付服务提供商是业务合作伙伴,其解决方案简化了支付流程,使企业可以快速或低成本地从自己的银行处理电子支付。

    B2B付款,即付款服务提供商-也称为 AP付款自动化 合作伙伴-与AP部门的当前系统集成,以实现自动付款功能,以向供应商支付所提供的商品和服务。 

    许多公司的付款流程仍然非常手动,大部分付款都依赖纸质支票。纸质付款不仅比其数字化付款昂贵得多,而且还明显更容易受到内部和外部欺诈的影响,从而对企业的底线造成双重威胁。 

    转移到远程工作环境进一步加剧了由纸质支付引起的问题。手动处理付款所需的主要功能之一是能够从办公室打印支票。 靠近所有需要高额付款的必要签收人也很方便。 

    与...合作 B2B付款自动化提供商 允许会计部门将要削减的支票数量减少90%-100%,每次付款可节省$ 5到$ 15 远程AP付款功能。它还为更好(通常是更受欢迎)的电子支付方式打开了大门,例如ACH,当日ACH,购买卡(P-Card), 虚拟卡 (V卡),实时付款和电汇。

    一些支付服务提供商拥有非常灵活的软件,能够与任何 企业资源计划,会计系统或本地解决方案。提供这种适应性水平的支付提供商可以使其他软件提供商将其系统转换为精益 付款自动化 机器,为客户提供附加价值。 

    最后,但同样重要的是,除了从根本上降低处理B2B付款的费用外, 虚拟卡 以AP支出的每月现金回扣形式为企业创造新的收入来源。我们的一些客户每年通过vCard交易获得的现金返还超过300,000美元,有效地使AP部门获得了“ Midas Touch”。 

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  • 美国银行(Bank of America)估计,大多数企业在每张减价支票上的花费都超过10美元,平均价格在4美元至20美元之间。  

    为了准确地计算您的AP部门每张支票支付的费用,您需要考虑多种因素,这些因素(如发票费用)可分为两个主要方面:

    • 支票付款所需的时间
    • 用于处理支票付款的资源量

    要了解纸质付款对应付账款部门的全部影响,请考虑以下问题:

    • 您要打印几张支票?
    • 您花费多少时间来管理批准和创建检查文件?
    • 支票打印后,该过程中涉及多少员工?
    • 您的财务总监或工作人员的另一位高级成员是否在亲自签署支票并验证信息?
    • 您在支票库存,MICR碳粉,系统维护(打印机,会计软件等)上花费了多少?
    • 手动更正和验证信息需要花费多少精力?
    • 您和您的员工是否要花费数小时在家里或办公室打印支票,将它们折叠并塞进信封?

    最初,每笔付款20美元听起来似乎有些牵强,但将所有手动支票付款中的小事加起来后,就很容易理解某些组织在平均费用上可能处于较高水平。 

    相反,处理电子支付的成本影响较小,平均ACH支付每笔交易约为1美元。其他电子B2B付款方式 虚拟卡 完全不收取每次交易费用,而是创造收入,而不是浪费底线。 

    只需从纸张上迁移到更快,更安全的电子付款即可立即减少付款供应商的财务影响。当您添加 AP付款自动化 融入其中,可立即提高B2B付款流程的效率。 

    如果您的组织通过纸质支票向大多数供应商付款,我们可以为您提供帮助。

    联系以了解有关现代化AP部门和消除纸张的简便性的更多信息! 

  • 电子B2B付款(ePayments)的主要好处在于名称;它们是电子的,因此对于买家和供应商而言,它们更加安全,省时,更具成本效益,易于追踪并且相对于纸张同类产品更为可取。 

    为何不到50%的会计部门已将其AP流程自动化?

    好吧,首先,我们必须考虑人性。从定义上讲,习惯很难打破-即使我们认识到可能有更好的方法来完成一项任务。

    我们打赌-与我们一样-您现在可能已经在计算机上安装了3到5个专门为记笔记而设计的高效电子程序。但是-和我们一样-当您准备下一次会议时,您可能会改用可信赖的笔和纸。 

    考虑到 B2B付款 一样的方法。不到50%的企业加入了金融的数字化转型 电子支付 因为直到最近,他们还没有意识到真正低效的业务运营。 

    快进到2020年3月,事情突然发生了巨大变化。 

    要求应付帐款和应收帐款部门迅速迁移到家庭工作环境,在许多情况下,它们会随身携带打印机和付款处理设备。其他财务专业人员继续作为骨干人员的一部分在办公室工作。

    最近的事件表明,B2B付款中的纸张和手动流程存在许多明显的问题。 

    对于财务部门来说,一个好消息是,迁移到电子支付的好处扩展了通过远程工作支持的方式。 

    付款自动化 允许企业将纸质支票转换为电子格式,从而节省时间,并在某些情况下产生收入。 

    AP付款自动化 解决方案提供商可以将供应商快速有效地加入到数字支付程序中,并将书面支付转换为ACH,当天ACH,电汇和 虚拟卡 (vCard),可在数周内将对帐信息直接传回现有 企业资源计划和会计系统. 

    在应收款方面,一些AP自动化解决方案提供商提供了一个供应商门户,供应商可以在其中登录24/7并处理付款或下载有价值的汇款信息。 

    在应付款方,这只是与电子B2B付款相关的一些好处:

    • 节省浪费在手动任务和报告生成上的时间
    • 削减与纸质手动流程相关的资源成本
    • 通过银行级保护提高安全性 
    • 降低内部和外部B2B付款欺诈的风险
    • 通过24/7实时访问付款和供应商信息来改善控制和可见性
    • 通过屡获殊荣的供应商支持团队和24/7全天候访问汇款信息,建立更好的供应商关系 
    • 通过虚拟卡(vCard)获得AP支出的现金返还,从而产生每月收入 
    • 从您的厨房桌子或会议室无接触付款,实现业务连续性 

    即使您不愿放弃记事本和笔,也没有比现在更好的时候摆脱过去过时的付款流程。 

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“我们很幸运在COVID-19大流行之前实施了该计划。在此之前,我们减少了人工检查,不得不在办公室里工作。该软件使我们可以完全远程操作,并且仍可以安全的方式付款。上传非常容易,并且与团队的设置非常简单。我也很喜欢他们的电话来帮助我们为信用卡设置人员,我们不必为此花力气,我也很欣赏两者分层的安全性,因此一个人可以上传文件,下一个可以批准实际付款。成本很高,我们觉得我们从该产品中获得了巨大的价值。我们通过信用卡退款获得了服务付款,然后再支付一些费用,因此我们实际上使用该产品赚钱。”

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